Wat is een bestelling?

Een aanvraag voor een bestelling is de eerste stap bij het plaatsen van een bestelling. Het verzoek kan worden gegenereerd door de voorraad handmatig te controleren of vanuit een geautomatiseerde aanvraag tot bestellen gegenereerd door een managementinformatiesysteem. Bij grote productieprocessen bevindt de inkoopafdeling zich misschien niet eens in hetzelfde gebouw of op dezelfde geografische locatie als de faciliteit. Daarom is een aanvraag voor een inkooporder vereist om componenten op bestelling te krijgen.

Voor kleine operaties of "one man shows" wordt vaak een visueel inventarisatiesysteem gebruikt in plaats van het duurdere geautomatiseerde inventarissysteem. Als de voorraad van een bepaald product laag wordt, belt de eigenaar eenvoudigweg de leverancier en plaatst hij een aanvraag voor een bestelling. Afhankelijk van het type bedrijf, kan de eigenaar een kanban- of two-bin-systeem gebruiken, wat betekent dat het verzoek om een ​​bestelling wordt geactiveerd wanneer de eerste bin leeg raakt en de tweede bin wordt getrokken.

Dit type voorraadsysteem is afhankelijk van een visuele controle van de voorraad om te weten wanneer extra product moet worden besteld. Nadat het verzoek om een ​​bestelling is bevestigd door de leverancier, verstrekt de eigenaar vaak een creditcard om het product te betalen. Als alternatief kan de eigenaar een bestelling plaatsen. Dit is een papieren formulier met het product dat wordt gekocht en de betalingsvoorwaarden.

Grotere operaties maken doorgaans gebruik van een managementinformatiesysteem of ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) om hun vraag, voorraad en inkooporders bij te houden. Deze computersystemen werken door een hoofdplanner de marketingprognose te laten invoeren. Het systeem vergelijkt vervolgens het geplande productopbouwschema met de huidige gereed product, het onderhanden werk en de onbewerkte inventaris.

De computersystemen hebben een tabel of bestand met de doorlooptijd van de leverancier voor elke component die in het productieproces wordt gebruikt. Tijdens de vergelijking van het product van het productopbouwschema met de inventaris, wordt rekening gehouden met de doorlooptijd van de leverancier en wordt een aanvraag voor een inkooporder gegenereerd voor alle componenten die moeten worden besteld. De meeste productiefaciliteiten werken in een just-in-time (JIT) omgeving, wat betekent dat het systeem van plan is om componenten te arriveren net voordat ze nodig zijn voor de productie. Dit proces vermindert de hoeveelheid benodigde magazijnruimte en vermindert de hoeveelheid kapitaal die in de inventaris wordt vastgehouden.

Het resulterende inkooporderverzoek wordt vervolgens door de inkoopafdeling naar de componentleveranciers verzonden. Als de leveranciers de prijs van componenten, minimale bestelhoeveelheden en doorlooptijd bevestigen, zal het inkoopteam een ​​vaste inkooporder plaatsen. De bestelling is een bindend document dat garandeert dat de leverancier bij levering wordt betaald.