¿Cuál es una solicitud de propuesta (RFP)?
comúnmente denominado RFP, la solicitud de propuesta es un documento utilizado por muchas organizaciones para recibir ofertas de servicios o bienes de posibles proveedores. La estructura exacta para un RFP variará de una situación a otra. Esto significa que la fórmula sobre cómo escribir una solicitud de propuesta dependerá mucho de la cultura de la entidad que está emitiendo la solicitud y lo que esperan aprender de las respuestas. Aquí hay algunos ejemplos de elementos que se encuentran en muchas solicitudes de propuesta, independientemente de la industria u organización involucrada.
Al igual que con muchos esfuerzos de escritura comercial, una solicitud adecuada de propuesta comenzará indicando el propósito del documento. Esto generalmente se puede resumir en unas pocas oraciones y permite a los solicitantes o partes invitadas a presentar una propuesta formal para saber exactamente lo que la entidad emisora está buscando en el camino de los servicios o bienes. Incluso los formatos más informales para una RFP incluirán información de esta naturaleza.
junto con indicar el propósito o la razón del RFP, no es inusual que se incluya información general sobre la entidad. La información generalmente proporciona detalles limitados sobre el tamaño de la empresa, el número de ubicaciones actualmente mantenidas y cualquier plan inmediato de expansión que pueda afectar las respuestas de los solicitantes. Por lo general, el detalle no debe ser integral. Sin embargo, generalmente es suficiente permitir a los solicitantes realizar investigaciones por su cuenta para expandir su comprensión de las necesidades de la parte que emite la solicitud de propuesta.
En la estructura, una solicitud de propuesta puede ser muy amplia o altamente detallada. Algunas solicitudes no son más de una página e incluyen solo pautas generales para la presentación, como algunas áreas específicas para abordar, cómo enviar la propuesta terminada y la fecha en que se deben todas las propuestas. Otros RFP proporcionan secciones específicasy un formato que debe seguirse sin falta.
Hay ventajas en ambos enfoques para formatear la solicitud de propuesta. El formato amplio asegura que la información necesaria estará contenida en el cuerpo de la respuesta, pero permite que la entidad tenga una idea de cómo se presenta cada solicitante cuando se les permite una gran cantidad de margen en la respuesta. Por el contrario, un formato altamente estructurado le dice al solicitante exactamente cómo organizar los datos de una manera que seguramente tenga significado para la entidad emisora. Al mismo tiempo, la estructura integral hace posible comparar literalmente las respuestas de varios encuestados uno al lado del otro, bajando la lista de secciones una por una.
Dependiendo del tipo de servicio o bienes involucrados, la solicitud de propuesta puede contener escenarios de ejemplo que ilustran lo que el creador de la solicitud necesita de un proveedor en situaciones de rutina y de emergencia. Por ejemplo, si el RFP es para servi de teleconferenciaCES, el creador puede desear saber si el proveedor puede garantizar la disponibilidad de un número particular de puertos o líneas incluso durante los períodos de negocios máximos. El proveedor también puede abordar cuestiones específicas, como la implementación de una red de soporte para su uso en el caso de una emergencia de toda la empresa, o si el proveedor puede manejar la programación y la ejecución de llamadas de conferencia sin poca ni ningún aviso previo.
Las empresas u otras organizaciones que necesitan emitir un RFP, pero no están seguros de cómo estructurar el documento a la mejor ventaja a menudo puede comenzar el proceso utilizando una de las muchas solicitudes gratuitas de las opciones de plantilla de propuestas que se encuentran en línea. Estas plantillas pueden modificarse según sea necesario. En algunos casos, las plantillas vendrán con al menos una solicitud de ejemplo de propuesta, que servirá como guía para el individuo o equipo encargado de la responsabilidad de preparar la RFP.