O que é um pedido de proposta (RFP)?
Geralmente chamado de RFP, a solicitação de proposta é um documento utilizado por muitas organizações para receber ofertas de serviços ou bens de possíveis fornecedores. A estrutura exata para uma RFP varia de uma situação para outra. Isso significa que a fórmula de como escrever uma solicitação de proposta dependerá muito da cultura da entidade que está emitindo a solicitação e o que eles esperam aprender com as respostas. Aqui estão alguns exemplos de elementos encontrados em muitos pedidos de proposta, independentemente do setor ou organização envolvidos.
Como em muitos esforços de redação de negócios, uma solicitação adequada de proposta começará afirmando o objetivo do documento. Isso geralmente pode ser resumido em algumas frases e permite que os candidatos ou partes convidados a enviar uma proposta formal para saber exatamente o que a entidade emissora está procurando em termos de serviços ou mercadorias. Até os formatos mais casuais para uma RFP incluirão informações dessa natureza.
Além de declarar o objetivo ou motivo da RFP, não é incomum que algumas informações gerais sobre a entidade sejam incluídas. As informações geralmente fornecem detalhes limitados sobre o tamanho da empresa, o número de locais atualmente mantidos e quaisquer planos imediatos de expansão que possam afetar as respostas dos candidatos. Geralmente, os detalhes não devem ser abrangentes. No entanto, geralmente é suficiente para permitir que os candidatos conduzam pesquisas por conta própria para expandir sua compreensão das necessidades da parte que emitir a solicitação de proposta.
Na estrutura, uma solicitação de proposta pode ser muito ampla ou altamente detalhada. Algumas solicitações não têm mais de uma página e incluem apenas diretrizes gerais para envio, como algumas áreas específicas para abordar, como enviar a proposta final e a data em que todas as propostas são devidas. Outras RFPs fornecem seções específicase um formato que deve ser seguido sem falhas.
Há vantagens para essas duas abordagens para formatar a solicitação de proposta. O formato amplo garante que as informações necessárias estejam contidas no corpo da resposta, mas permite que a entidade tenha uma idéia de como cada candidato se apresenta quando permitido uma grande margem de manobra na resposta. Por outro lado, um formato altamente estruturado informa ao candidato exatamente como organizar dados de uma maneira que certamente terá significado para a entidade emissora. Ao mesmo tempo, a estrutura abrangente possibilita literalmente as respostas de vários entrevistados lado a lado, descendo a lista das seções uma a uma.
Dependendo do tipo de serviço ou bens envolvidos, a solicitação de proposta pode conter cenários de exemplos que ilustram o que o criador da solicitação precisa de um fornecedor em situações de rotina e de emergência. Por exemplo, se a RFP for para servir de teleconferênciaCES, o criador pode querer saber se o fornecedor pode garantir a disponibilidade de um número específico de portas ou linhas, mesmo durante os períodos de pico de negócios. O fornecedor também pode abordar questões específicas, como a implementação de uma rede de suporte para uso, no caso de uma emergência em uma empresa, ou se o fornecedor puder lidar com as chamadas de conferência de agendamento e execução sem pouco ou nenhum aviso prévio.
Empresas ou outras organizações que precisam emitir uma RFP, mas não sabem ao certo como estruturar o documento com a melhor vantagem, geralmente pode iniciar o processo usando uma das muitas solicitações gratuitas para opções de modelo de proposta encontradas on -line. Esses modelos podem ser modificados conforme necessário. Em alguns casos, os modelos virão com pelo menos uma solicitação de exemplo de proposta, que servirá como um guia para o indivíduo ou equipe acusado da responsabilidade de preparar a RFP.