O que é uma solicitação de proposta (RFP)?
Geralmente chamada de RFP, a solicitação de proposta é um documento utilizado por muitas organizações para receber ofertas de serviços ou mercadorias de possíveis fornecedores. A estrutura exata de uma RFP varia de uma situação para outra. Isso significa que a fórmula de como escrever uma solicitação de proposta dependerá muito da cultura da entidade que está emitindo a solicitação e do que eles esperam aprender com as respostas. Aqui estão alguns exemplos de elementos encontrados em muitos pedidos de proposta, independentemente do setor ou organização envolvida.
Como ocorre com muitos esforços de redação comercial, uma solicitação adequada de proposta começará declarando a finalidade do documento. Isso geralmente pode ser resumido em algumas frases e permite que os solicitantes ou partes convidadas enviem uma proposta formal para saber exatamente o que a entidade emissora está procurando em termos de serviços ou bens. Até o mais casual dos formatos de uma RFP incluirá informações dessa natureza.
Juntamente com a indicação do objetivo ou motivo da solicitação de proposta, não é incomum que algumas informações gerais sobre a entidade sejam incluídas. As informações geralmente fornecem detalhes limitados sobre o tamanho da empresa, o número de locais mantidos atualmente e quaisquer planos imediatos de expansão que possam afetar as respostas dos candidatos. Normalmente, os detalhes não devem ser abrangentes. No entanto, geralmente é suficiente permitir que os candidatos realizem pesquisas por conta própria para expandir sua compreensão das necessidades da parte que emitiu a solicitação de proposta.
Na estrutura, uma solicitação de proposta pode ser muito ampla ou altamente detalhada. Algumas solicitações não têm mais que uma página e incluem apenas diretrizes gerais para envio, como algumas áreas específicas a serem abordadas, como enviar a proposta finalizada e a data em que todas as propostas devem ser entregues. Outras RFPs fornecem seções específicas e um formato que deve ser seguido sem falhas.
Há vantagens em ambas as abordagens para formatar a solicitação de proposta. O formato amplo garante que as informações necessárias sejam contidas no corpo da resposta, mas permite que a entidade tenha uma idéia de como cada candidato se apresenta quando é permitido uma grande margem de manobra na resposta. Por outro lado, um formato altamente estruturado informa ao solicitante exatamente como organizar os dados de uma maneira que certamente terá significado para a entidade emissora. Ao mesmo tempo, a estrutura abrangente permite comparar literalmente as respostas de vários entrevistados lado a lado, descendo a lista de seções uma a uma.
Dependendo do tipo de serviço ou bens envolvidos, a solicitação de proposta pode conter exemplos de cenários que ilustram o que o originador da solicitação precisa de um fornecedor em situações de rotina e de emergência. Por exemplo, se a RFP é para serviços de teleconferência, o remetente pode querer saber se o fornecedor pode garantir a disponibilidade de um número específico de portas ou linhas, mesmo durante períodos de pico de negócios. O fornecedor também pode abordar questões específicas, como a implementação de uma rede de suporte para uso em caso de emergência em toda a empresa, ou se o fornecedor puder lidar com o agendamento e a execução de teleconferências sem aviso prévio.
As empresas ou outras organizações que precisam emitir uma solicitação de proposta, mas não têm certeza de como estruturar o documento da melhor maneira possível, geralmente podem iniciar o processo usando uma das muitas opções gratuitas de modelo de solicitação encontradas online. Esses modelos podem ser modificados conforme necessário. Em alguns casos, os modelos virão com pelo menos uma solicitação de exemplo de proposta, que servirá como um guia para o indivíduo ou equipe encarregada da responsabilidade de preparar a RFP.