Che cos'è una richiesta di proposta (RFP)?
Comunemente indicata come RFP, la richiesta di proposta è un documento utilizzato da molte organizzazioni per ricevere offerte di servizi o merci da potenziali fornitori. La struttura esatta di una RFP varierà da una situazione all'altra. Ciò significa che la formula per come scrivere una richiesta di proposta dipenderà molto dalla cultura dell'entità che sta emettendo la richiesta e da ciò che sperano di imparare dalle risposte. Ecco alcuni esempi di elementi che si trovano in molte richieste di proposta indipendentemente dal settore o dall'organizzazione coinvolti.
Come per molti sforzi di scrittura commerciale, una corretta richiesta di proposta inizierà indicando lo scopo del documento. Questo di solito può essere riassunto in poche frasi e consente ai richiedenti o alle parti invitate a presentare una proposta formale di sapere esattamente cosa l'ente emittente sta cercando in termini di servizi o beni. Anche i formati più casuali per una RFP includeranno informazioni di questo tipo.
Oltre a dichiarare lo scopo o il motivo della RFP, non è insolito includere alcune informazioni generali sull'entità. Le informazioni di solito forniscono dettagli limitati sulla dimensione dell'azienda, sul numero di sedi attualmente gestite e su eventuali piani immediati di espansione che potrebbero influenzare le risposte dei richiedenti. Di solito, il dettaglio non è pensato per essere completo. Tuttavia, di solito è sufficiente consentire ai richiedenti di condurre ricerche da soli per ampliare la loro comprensione delle esigenze della parte che emette la richiesta di proposta.
Nella struttura, una richiesta di proposta può essere molto ampia o molto dettagliata. Alcune richieste non sono più lunghe di una pagina e includono solo linee guida generali per l'invio, come alcune aree specifiche da affrontare, come presentare la proposta finita e la data di scadenza di tutte le proposte. Altre RFP forniscono sezioni specifiche e un formato che deve essere seguito senza errori.
Esistono vantaggi per entrambi questi approcci alla formattazione della richiesta di proposta. L'ampio formato garantisce che le informazioni necessarie siano contenute nel corpo della risposta, ma consente all'entità di farsi un'idea di come ciascun richiedente si presenti quando gli viene concesso un ampio margine di manovra nella risposta. Al contrario, un formato altamente strutturato indica al richiedente esattamente come organizzare i dati in modo che abbia sicuramente un significato per l'entità emittente. Allo stesso tempo, la struttura globale consente di confrontare letteralmente le risposte di più intervistati affiancandoli, scendendo l'elenco delle sezioni una per una.
A seconda del tipo di servizio o delle merci coinvolte, la richiesta di proposta può contenere scenari di esempio che illustrano ciò di cui il cedente della richiesta ha bisogno da un fornitore in situazioni di routine e di emergenza. Ad esempio, se la RFP è per i servizi di teleconferenza, l'originatore potrebbe voler sapere se il venditore può garantire la disponibilità di un determinato numero di porte o linee anche durante i periodi di punta. Il fornitore può anche affrontare questioni specifiche come l'implementazione di una rete di supporto da utilizzare in caso di emergenza a livello aziendale o se il fornitore è in grado di gestire la pianificazione e l'esecuzione di chiamate in conferenza senza preavviso.
Le aziende o altre organizzazioni che devono emettere una richiesta di offerta, ma non sono sicure su come strutturare il documento al meglio, spesso possono iniziare il processo utilizzando una delle molte richieste gratuite per le opzioni del modello di proposta disponibili online. Questi modelli possono essere modificati in base alle esigenze. In alcuni casi, i modelli verranno forniti con almeno una richiesta di esempio di proposta, che fungerà da guida per l'individuo o il team incaricato della preparazione della RFP.