제안 요청 (RFP)은 무엇입니까?

일반적으로 RFP라고 불리는 제안은 제안 요청은 많은 조직이 잠재적 인 공급 업체로부터 서비스 또는 상품 제안을 받기 위해 사용하는 문서입니다. RFP의 정확한 구조는 상황마다 다릅니다. 이는 제안 요청을 작성하는 방법에 대한 공식이 요청을 발행하는 단체의 문화와 응답에서 배우고 자하는 것에 크게 의존 할 것임을 의미합니다. 다음은 관련된 산업이나 조직에 관계없이 많은 제안 요청에서 찾은 요소의 예입니다.

많은 비즈니스 작문 노력과 마찬가지로, 제안에 대한 적절한 요청은 문서의 목적을 명시함으로써 시작됩니다. 이는 일반적으로 몇 문장으로 요약 될 수 있으며 신청자 나 당사자가 공식 제안서를 제출하여 발행 기관이 서비스 또는 상품의 방식으로 무엇을 찾고 있는지 정확히 알 수 있습니다. RFP를위한 가장 캐주얼 한 형식조차도 이러한 특성에 대한 정보가 포함됩니다.

RFP의 목적이나 이유를 진술하는 것과 함께, 엔티티에 대한 일반적인 정보가 포함되는 것은 드문 일이 아닙니다. 이 정보는 일반적으로 회사 규모, 현재 유지되는 위치 수 및 신청자의 응답에 영향을 줄 수있는 확장 계획에 대한 제한된 세부 정보를 제공합니다. 일반적으로 세부 사항은 포괄적이지 않습니다. 그러나 일반적으로 신청자가 제안 요청을 발행하는 당사자의 요구에 대한 이해를 확대하기 위해 스스로 연구를 수행 할 수있는 것으로 충분합니다.

구조에서 제안 요청은 매우 광범위하거나 매우 상세 할 수 있습니다. 일부 요청은 한 페이지를 넘지 않으며 해결할 몇 가지 특정 영역, 완료된 제안서 제출 방법 및 모든 제안이 마감되는 날짜와 같은 제출에 대한 일반 지침 만 포함합니다. 다른 RFP는 특정 섹션을 제공합니다그리고 실패하지 않고 따라야하는 형식.

제안 요청을 포맷하기위한이 두 가지 접근 방식에 장점이 있습니다. 광범위한 형식은 필요한 정보가 응답 본문에 포함되도록 보장하지만, 엔터티는 응답에서 많은 여유를 허용 할 때 각 신청자가 자신을 어떻게 제시하는지에 대한 아이디어를 얻을 수있게합니다. 대조적으로, 고도로 구조화 된 형식은 신청자에게 발행 기관에 의미를 갖는 방식으로 데이터를 구성하는 방법을 정확하게 알려줍니다. 동시에, 포괄적 인 구조를 통해 문자 그대로 여러 응답자의 응답을 나란히 비교할 수 있으며 섹션 목록을 하나씩 내려갑니다.

관련 서비스 유형 또는 상품 유형에 따라 제안 요청에는 일상 및 비상 상황에서 공급 업체가 요청의 원인이 요구하는 내용을 설명하는 예제 시나리오가 포함될 수 있습니다. 예를 들어, RFP가 원격 회의 용 Servi 용인 경우CES, Originator는 공급 업체가 최고 비즈니스 기간 동안에도 특정 수의 포트 또는 라인의 가용성을 보장 할 수 있는지 알고 싶어 할 수 있습니다. 공급 업체는 회사의 대량 응급 상황에서 사용하기위한 지원 네트워크 구현과 같은 특정 문제를 해결하거나 공급 업체가 사전 통지없이 일정 및 실행을 처리 할 수 ​​있는지 여부를 다룰 수 있습니다.

RFP를 발행해야하지만 문서를 가장 유리하게 구조화하는 방법을 잘 모르면

온라인에서 찾은 많은 무료 요청 템플릿 옵션 중 하나를 사용하여 종종 프로세스를 시작할 수 있습니다. 이 템플릿은 필요에 따라 수정할 수 있습니다. 경우에 따라, 템플릿에는 제안 예제에 대한 최소한 하나의 요청이 제공되며, 이는 RFP 준비 책임이있는 개인 또는 팀의 안내서 역할을합니다.