제안 요청 (RFP)이란 무엇입니까?

일반적으로 RFP라고하는 제안 요청은 많은 조직이 잠재적 공급 업체로부터 서비스 또는 상품을 제공 받기 위해 사용하는 문서입니다. RFP의 정확한 구조는 상황에 따라 다릅니다. 이는 제안 요청을 작성하는 방법에 대한 공식이 요청을 발행하는 기관의 문화와 그들이 응답에서 배우고 자하는 것에 크게 의존한다는 것을 의미합니다. 다음은 관련 산업이나 조직에 관계없이 많은 제안 요청에서 발견되는 요소의 예입니다.

많은 비즈니스 작문 노력과 마찬가지로 문서의 목적을 명시하여 적절한 제안 요청이 시작됩니다. 이것은 일반적으로 몇 문장으로 요약 될 수 있으며, 신청 한 신청자 또는 당사자가 공식 제안서를 제출하여 발행 기관이 서비스 또는 상품의 방식으로 무엇을 찾고 있는지 정확히 알 수 있도록합니다. RFP의 가장 일반적인 형식조차도 이러한 특성에 대한 정보를 포함합니다.

RFP의 목적 또는 이유를 언급하는 것과 함께, 실체에 관한 일반적인 정보가 포함되는 것은 드문 일이 아닙니다. 이 정보는 일반적으로 회사의 규모, 현재 유지 관리되는 위치 수 및 지원자의 응답에 영향을 줄 수있는 즉각적인 확장 계획에 대한 제한된 세부 정보를 제공합니다. 일반적으로 세부 사항은 포괄적이지 않습니다. 그러나 일반적으로 신청자가 제안 요청을 발행하는 당사자의 요구에 대한 이해를 넓히기 위해 스스로 연구를 수행 할 수있을 정도로 충분합니다.

구조적으로 제안 요청은 매우 광범위하거나 상세 할 수 있습니다. 일부 요청은 한 페이지를 넘지 않으며 처리 할 특정 영역, 완료된 제안서 제출 방법 및 모든 제안서 제출 날짜와 같은 일반적인 제출 지침 만 포함합니다. 다른 RFP는 반드시 특정 섹션과 형식을 제공합니다.

제안 요청 형식을 지정하는 데이 두 가지 방법 모두에 장점이 있습니다. 광범위한 형식은 필요한 정보가 응답 본문에 포함되도록 보장하지만, 응답에 많은 여유가 허용 될 때 각 신청자가 자신을 어떻게 표현하는지에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다. 대조적으로, 고도로 구조화 된 형식은 신청자에게 발급 기관에 의미가있는 방식으로 데이터를 구성하는 방법을 정확하게 알려줍니다. 동시에, 포괄적 인 구조를 통해 여러 응답자의 응답을 나란히 비교하여 섹션 목록을 하나씩 아래로 내려갈 수 있습니다.

관련된 서비스 또는 상품의 유형에 따라, 제안 요청에는 요청의 발신자가 일상적인 상황과 긴급 상황 모두에서 공급 업체로부터 무엇을 필요로 하는지를 보여주는 예시 시나리오가 포함될 수 있습니다. 예를 들어, RFP가 전화 회의 서비스 용인 경우, 발신자는 공급 업체가 업무량이 많은 시간대에도 특정 포트 또는 회선의 가용성을 보장 할 수 있는지 알고 싶어 할 수 있습니다. 공급 업체는 회사 전체 비상 사태의 경우 또는 사전 통지없이 회의 통화 예약 및 실행을 처리 할 수있는 경우 지원 네트워크 구현과 같은 특정 문제를 해결할 수도 있습니다.

RFP를 발행해야하지만 문서를 가장 유리하게 구성하는 방법을 잘 모르는 비즈니스 또는 기타 조직은 종종 온라인에서 찾은 제안서 템플릿 옵션에 대한 많은 무료 요청 중 하나를 사용하여 프로세스를 시작할 수 있습니다. 이 템플릿은 필요에 따라 수정할 수 있습니다. 경우에 따라 템플릿에는 RFP 준비 책임이있는 개인 또는 팀을위한 가이드 역할을하는 제안 예에 대한 요청이 하나 이상 제공됩니다.