提案のリクエスト（RFP）は何ですか？

一般にRFPと呼ばれる提案の要求は、潜在的なベンダーからサービスまたは商品のオファーを受け取るために多くの組織が利用する文書です。 RFPの正確な構造は、状況によって異なります。 これは、提案の要求を書く方法の公式が、要求を発行しているエンティティの文化と、回答から学びたいことに大きく依存することを意味します。 以下は、関係する業界や組織に関係なく、提案の多くの要求に見られる要素の例をいくつか紹介します。

多くのビジネスライティングの取り組みと同様に、提案の適切な要求は、ドキュメントの目的を述べることから始まります。 これは通常、数文で要約することができ、申請者または当事者が正式な提案を提出して、発行事業体がサービスや商品の方法で何を求めているかを正確に知るように招待されます。 RFPの最もカジュアルなフォーマットでさえ、この性質の情報が含まれます。

RFPの目的または理由を述べるとともに、エンティティに関する一般的な情報が含まれることは珍しいことではありません。 この情報は通常、会社の規模、現在維持されている場所の数、申請者の回答に影響を与える可能性のある拡張のための即時の計画に関する限られた詳細を提供します。 通常、詳細は包括的であることを意図したものではありません。 ただし、通常、申請者が提案要求を発行する当事者のニーズについての理解を拡大するために、自分で調査を実施できるようにするのに十分です。

構造では、提案のリクエストは非常に広範囲または非常に詳細になる場合があります。 一部のリクエストは1ページ以下ではなく、いくつかの特定の領域に対処するための一般的なガイドラインのみが含まれています。 他のRFPは特定のセクションを提供しますそして、必ず従わなければならない形式。

提案の要求をフォーマットするためのこれらのアプローチの両方に利点があります。 幅広い形式により、必要な情報が応答の本文に含まれることが保証されますが、エンティティは、応答に多くの余裕を許可した場合、各応募者がどのように自分自身を提示するかについてのアイデアを得ることができます。 対照的に、高度に構造化された形式は、発行エンティティにとって確実な意味を持つ方法でデータを整理する方法を申請者に正確に伝えます。 同時に、包括的な構造により、複数の回答者からの回答を文字通り並べて比較し、セクションのリストを1つずつ下げることができます。

関係するサービスまたは商品の種類に応じて、提案のリクエストには、ルーチンと緊急事態の両方でベンダーからの要求の発信者が必要とするものを示す例のシナリオが含まれている場合があります。 たとえば、RFPがServiのテレコンファレンス用の場合CES、オリジネーターは、ベンダーがピークのビジネス期間中であっても、特定の数のポートまたはラインの可用性を保証できるかどうかを知りたい場合があります。 ベンダーは、会社全体の緊急事態の場合に使用するためのサポートネットワークの実装などの特定の問題に対処することも、ベンダーが事前の通知なしにスケジューリングと電話会議を処理できる場合に対処することもできます。

RFPを発行する必要があるが、ドキュメントを最大限に活用する方法がわからない企業または他の組織は、オンラインで見つかった提案テンプレートオプションの多くの無料リクエストのいずれかを使用してプロセスを開始できます。 これらのテンプレートは、必要に応じて変更できます。 場合によっては、テンプレートには少なくとも1つの提案のリクエストが付属します。これは、RFPの準備責任を負う個人またはチームのガイドとして機能します。