提案依頼書（RFP）とは何ですか？

一般にRFPと呼ばれる提案依頼書は、多くの組織が潜在的なベンダーからサービスまたは商品のオファーを受け取るために利用する文書です。 RFPの正確な構造は、状況ごとに異なります。 つまり、提案のリクエストを作成する方法の式は、リクエストを発行しているエンティティの文化と、そのレスポンスから何を学びたいかによって大きく左右されます。 関係する業界や組織に関係なく、多くの提案依頼に見られる要素の例を次に示します。

多くのビジネス執筆活動と同様に、提案の適切な要求は、ドキュメントの目的を述べることから始まります。 これは通常、いくつかの文章に要約され、申請者または関係者が正式な提案を提出するように招待され、発行体がサービスまたは商品の方法で探しているものを正確に知ることができます。 RFPの最もカジュアルな形式でも、この性質の情報が含まれます。

RFPの目的または理由を述べることに加えて、エンティティに関する一般的な情報が含まれることも珍しくありません。 この情報は通常、会社の規模、現在維持されている場所の数、および応募者の回答に影響を与える可能性のある拡張の即時計画に関する限定的な詳細を提供します。 通常、詳細は包括的なものではありません。 ただし、通常は、申請者が自分で調査を行い、提案要求を発行する当事者のニーズについての理解を深めることができれば十分です。

構造上、提案の要求は非常に広範囲または非常に詳細にできます。 一部のリクエストは1ページ以上ではなく、対処する特定の領域、完成したプロポーザルの送信方法、すべてのプロポーザルの期日など、送信に関する一般的なガイドラインのみが含まれます。 他のRFPは、特定のセクションと、必ず従わなければならない形式を提供します。

提案のリクエストをフォーマットするには、これらのアプローチの両方に利点があります。 広範な形式により、必要な情報が応答の本文に含まれることが保証されますが、エンティティは、応答にかなりの余裕がある場合に、各申請者が自分自身をどのように提示するかを把握できます。 対照的に、高度に構造化された形式は、申請者に、発行エンティティにとって確実に意味を持つ方法でデータを整理する方法を正確に伝えます。 同時に、包括的な構造により、複数の回答者からの回答を文字通り横に並べて比較し、セクションのリストを1つずつ下げていくことができます。

関係するサービスまたは商品のタイプに応じて、提案のリクエストには、リクエストの発信者が日常的および緊急の両方の状況でベンダーに何を必要としているかを示すシナリオ例が含まれる場合があります。 たとえば、RFPが電話会議サービス用である場合、発信者は、ビジネスのピーク時でもベンダーが特定の数のポートまたは回線の可用性を保証できるかどうかを知りたい場合があります。 ベンダーは、全社的な緊急事態の場合に使用するためのサポートネットワークの実装など、特定の問題に対処する場合もあります。

RFPを発行する必要があるが、ドキュメントを最大限に活用する方法がわからない企業や組織は、多くの場合、オンラインにある無料の提案テンプレートオプションのいずれかを使用してプロセスを開始できます。 これらのテンプレートは、必要に応じて変更できます。 場合によっては、テンプレートに少なくとも1つの提案依頼書が付属します。これは、RFPの準備を担当する個人またはチームのガイドとして機能します。