Vad är en begäran om förslag (RFP)?

Vanligtvis kallad en RFP är begäran om förslag ett dokument som används av många organisationer för att ta emot erbjudanden eller tjänster från potentiella leverantörer. Den exakta strukturen för en RFP kommer att variera från en situation till en annan. Detta innebär att formeln för hur man skriver en begäran om förslag kommer att bero en hel del på kulturen hos den enhet som lämnar begäran och vad de hoppas lära sig av svaren. Här är några exempel på element som finns i många ansökningar om förslag oavsett bransch eller organisation.

Liksom med många företagsskrivningsinsatser börjar en ordentlig begäran om förslag med att ange syftet med dokumentet. Detta kan vanligtvis sammanfattas i några få meningar och gör det möjligt för de sökande eller parter att bjuda in ett formellt förslag för att veta exakt vad den utfärdande enheten letar efter för tjänster eller varor. Till och med det mest avslappnade formatet för en RFP kommer att innehålla information av denna art.

Tillsammans med att ange syftet eller skälet för RFP är det inte ovanligt att någon allmän information om enheten inkluderas. Informationen ger vanligtvis begränsade detaljer om företagets storlek, antalet platser som för närvarande upprätthålls och eventuella omedelbara planer för utvidgning som kan påverka sökandens svar. Vanligtvis är det inte meningen att detaljerna ska vara omfattande. Men det räcker vanligtvis för att låta sökande göra egen forskning för att utvidga sin förståelse för behoven hos den part som lämnar förslaget.

Strukturellt kan en begäran om förslag vara mycket bred eller mycket detaljerad. Vissa förfrågningar är inte längre än en sida och innehåller endast allmänna riktlinjer för inlämning, såsom några specifika områden att adressera, hur man skickar in det färdiga förslaget och det datum då alla förslag ska betalas. Andra RFP: er innehåller specifika avsnitt och ett format som måste följas utan att misslyckas.

Det finns fördelar med båda dessa metoder för att formatera begäran om förslag. Det breda formatet säkerställer att nödvändig information kommer att ingå i svarets kropp, men gör det möjligt för företaget att få en uppfattning om hur varje sökande presenterar sig när det är tillåtet mycket spelrum i svaret. Däremot berättar ett mycket strukturerat format den sökande exakt hur man organiserar data på ett sätt som säkert har betydelse för den utfärdande enheten. Samtidigt gör den omfattande strukturen det möjligt att bokstavligen jämföra svaren från flera respondenter sida vid sida och gå ner i listan över sektioner en efter en.

Beroende på vilken typ av tjänst eller varor som är inblandade kan begäran om förslag innehålla exempelvis scenarier som illustrerar vad begärarens ursprung behöver från en leverantör i både rutinmässiga och nödsituationer. Till exempel, om RFP är för telekonferenstjänster, kan upphovsmannen vilja veta om leverantören kan garantera tillgängligheten för ett visst antal portar eller linjer även under höga affärsperioder. Säljaren kan också ta itu med specifika problem som implementering av ett supportnätverk för användning i en branschövervakning, eller om leverantören kan hantera schemaläggning och genomföra konferenssamtal utan lite eller utan föregående meddelande.

Företag eller andra organisationer som behöver utfärda en RFP men inte är säker på hur man strukturerar dokumentet till bästa fördel kan ofta starta processen med hjälp av en av de många gratisbegäran för alternativ för förslagsmall som finns på nätet. Dessa mallar kan ändras efter behov. I vissa fall kommer mallarna att ha minst en begäran om förslagsexempel, som kommer att fungera som en guide för den enskilda eller teamet som har ansvaret för att förbereda RFP.