Hva er en forespørsel om forslag (RFP)?

Vanligvis omtalt som en RFP, er forespørselen om forslag et dokument brukt av mange organisasjoner for å motta tilbud om tjenester eller varer fra potensielle leverandører. Den nøyaktige strukturen for en RFP vil variere fra en situasjon til en annen. Dette betyr at formelen for hvordan du skriver en forespørsel om forslag vil avhenge mye av kulturen til enheten som sender ut forespørselen og hva de håper å lære av svarene. Her er noen eksempler på elementer som finnes i mange forespørsler om forslag uavhengig av bransje eller organisasjon som er involvert.

Som med mange virksomhetsskrivingsinnsats, vil en riktig forespørsel begynne med å angi formålet med dokumentet. Dette kan vanligvis oppsummeres i noen få setninger og gjør det mulig for søkerne eller partene som er invitert til å sende inn et formelt forslag for å vite nøyaktig hva den utstedende enheten ser etter i forbindelse med tjenester eller varer. Selv de mest uformelle formatene for en RFP vil omfatte informasjon av denne art.

Sammen med å oppgi formålet eller årsaken til RFP, er det ikke uvanlig at noen generelle opplysninger om enheten blir inkludert. Informasjonen gir vanligvis begrensede detaljer om størrelsen på selskapet, antall lokasjoner som for øyeblikket opprettholdes og eventuelle umiddelbare planer for utvidelse som kan påvirke svarene fra søkerne. Vanligvis er ikke detaljene ment å være omfattende. Imidlertid er det vanligvis nok å tillate søkere å utføre forskning på egen hånd for å utvide sin forståelse av behovene til den parten som gir forslaget.

I struktur kan en forespørsel om forslag være veldig bred eller svært detaljert. Noen forespørsler er ikke lenger enn en side og inneholder bare generelle retningslinjer for innsending, for eksempel noen spesifikke områder som skal adresseres, hvordan du sender inn det ferdige forslaget, og datoen for at alle forslag skal utløses. Andre RFP-er inneholder spesifikke seksjoner og et format som må følges uten å mislykkes.

Det er fordeler med begge disse tilnærmingene for å formatere forespørselen om forslag. Det brede formatet sikrer at nødvendig informasjon blir inneholdt i svarets kropp, men gjør at foretaket kan få et inntrykk av hvordan hver søker presenterer seg når det er tillatt mye spillerom i svaret. I motsetning til dette, forteller et sterkt strukturert format søkeren nøyaktig hvordan de skal organisere data på en måte som er sikker på å ha mening for den utstedende enheten. Samtidig gjør den omfattende strukturen det mulig å bokstavelig sammenligne svarene fra flere respondenter side om side og gå nedover listen over seksjoner en etter en.

Avhengig av type tjeneste eller varer som er involvert, kan forespørselen om forslag inneholde eksempler på scenarier som illustrerer hva opphavsmannen til forespørselen trenger fra en leverandør i både rutinemessige og nødstilfeller. For eksempel, hvis RFP er for telekonferansetjenester, kan opphavsmannen ønske å vite om leverandøren kan garantere tilgjengeligheten av et bestemt antall porter eller linjer selv i høye forretningsperioder. Leverandøren kan også ta opp spesifikke problemer, for eksempel implementering av et støttenettverk for bruk i en nødsituasjon over hele selskapet, eller hvis leverandøren kan håndtere planlegging og utføre konferansesamtaler uten liten eller ingen forhåndsvarsel.

Virksomheter eller andre organisasjoner som trenger å utstede en RFP, men ikke er sikker på hvordan de kan strukturere dokumentet til beste fordel, kan ofte starte prosessen ved å bruke en av de mange gratis forespørsel om alternativ for malmal som finnes på nettet. Disse malene kan endres etter behov. I noen tilfeller vil malene ha minst en forespørsel om forslageksempel, som vil tjene som en guide for den enkelte eller teamet som har ansvaret for å utarbeide RFP.