Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?
Die Angebotsanfrage, die gemeinhin als RFP bezeichnet wird, ist ein Dokument, das von vielen Organisationen verwendet wird, um Angebote für Dienstleistungen oder Waren von potenziellen Anbietern zu erhalten. Die genaue Struktur eines RFP variiert von Situation zu Situation. Dies bedeutet, dass die Formel für das Schreiben einer Angebotsanfrage in hohem Maße von der Kultur des Unternehmens abhängt, das die Anfrage ausstellt, und davon, was es aus den Antworten zu lernen hofft. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Elemente, die unabhängig von der Branche oder Organisation in vielen Angebotsanfragen enthalten sind.
Wie bei vielen geschäftlichen Schreibarbeiten wird bei einer ordnungsgemäßen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zunächst der Zweck des Dokuments angegeben. Dies lässt sich in der Regel in wenigen Sätzen zusammenfassen und ermöglicht es den Antragstellern oder Parteien, einen förmlichen Vorschlag einzureichen, um genau zu wissen, wonach die ausstellende Stelle in Bezug auf Dienstleistungen oder Waren sucht. Selbst die lässigsten Formate für eine Ausschreibung enthalten Informationen dieser Art.
Neben der Angabe des Zwecks oder des Grunds für die Ausschreibung sind auch einige allgemeine Informationen über die Entität nicht ungewöhnlich. Die Informationen enthalten in der Regel nur begrenzte Informationen zur Größe des Unternehmens, zur Anzahl der derzeit verwalteten Standorte und zu etwaigen unmittelbaren Expansionsplänen, die sich auf die Antworten der Antragsteller auswirken könnten. Normalerweise soll das Detail nicht umfassend sein. In der Regel reicht es jedoch aus, den Antragstellern die Möglichkeit zu geben, eigenständig Nachforschungen anzustellen, um das Verständnis für die Bedürfnisse des Antragstellers zu erweitern.
Eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen kann strukturell sehr umfassend oder sehr detailliert sein. Einige Anfragen sind nicht länger als eine Seite und enthalten nur allgemeine Richtlinien für die Einreichung, z. B. einige spezifische Bereiche, auf die eingegangen werden muss, wie der fertige Vorschlag eingereicht werden soll und das Datum, an dem alle Vorschläge fällig sind. Andere RFPs enthalten bestimmte Abschnitte und ein Format, das unbedingt eingehalten werden muss.
Beide Ansätze bieten Vorteile bei der Formatierung der Angebotsanfrage. Das breite Format stellt sicher, dass die erforderlichen Informationen im Hauptteil der Antwort enthalten sind, ermöglicht es dem Unternehmen jedoch, sich einen Eindruck davon zu verschaffen, wie sich jeder Antragsteller darstellt, wenn ihm in der Antwort viel Spielraum eingeräumt wird. Im Gegensatz dazu gibt ein stark strukturiertes Format dem Antragsteller genau an, wie die Daten so zu organisieren sind, dass sie für die ausstellende Stelle mit Sicherheit eine Bedeutung haben. Gleichzeitig ermöglicht die umfassende Struktur, die Antworten mehrerer Befragter buchstäblich nebeneinander zu vergleichen und die Liste der Abschnitte nacheinander durchzugehen.
Abhängig von der Art der Dienstleistung oder der betroffenen Ware kann die Angebotsanfrage Beispielszenarien enthalten, die veranschaulichen, was der Absender der Anfrage von einem Anbieter sowohl in Routine- als auch in Notfallsituationen benötigt. Wenn das RFP beispielsweise für Telekonferenzdienste bestimmt ist, möchte der Absender möglicherweise wissen, ob der Anbieter die Verfügbarkeit einer bestimmten Anzahl von Ports oder Leitungen auch in Spitzengeschäftszeiten gewährleisten kann. Der Anbieter kann sich auch mit bestimmten Problemen befassen, z. B. mit der Implementierung eines Support-Netzwerks für unternehmensweite Notfälle oder wenn der Anbieter die Planung und Ausführung von Konferenzgesprächen ohne vorherige Ankündigung durchführen kann.
Unternehmen oder andere Organisationen, die ein RFP ausstellen müssen, sich aber nicht sicher sind, wie sie das Dokument optimal strukturieren sollen, können den Prozess häufig mit einer der vielen kostenlosen Optionen für Angebotsvorlagen beginnen, die online verfügbar sind. Diese Vorlagen können nach Bedarf geändert werden. In einigen Fällen werden die Vorlagen mit mindestens einem Beispiel für die Anforderung eines Vorschlags geliefert, das als Leitfaden für die Person oder das Team dient, die bzw. das für die Erstellung des RFP verantwortlich ist.