Was ist eine Anfrage zum Vorschlag (RFP)?

Allgemein als RFP bezeichnet, ist der Antrag auf Vorschlag ein Dokument, das von vielen Organisationen verwendet wird, um Angebote von Dienstleistungen oder Waren von potenziellen Anbietern zu erhalten. Die genaue Struktur für einen RFP variiert von einer Situation zu einer anderen. Dies bedeutet, dass die Formel zum Schreiben einer Vorschlagsanfrage stark von der Kultur des Unternehmens abhängt, die die Anfrage ausstellt und was sie aus den Antworten lernen möchten. Hier sind einige Beispiele für Elemente, die in vielen Vorschlägen unabhängig von der beteiligten Branche oder Organisation zu finden sind.

Wie bei vielen Bemühungen zum Schreiben von Unternehmen wird eine ordnungsgemäße Anfrage zum Vorschlag mit der Angabe des Zwecks für das Dokument beginnen. Dies kann normalerweise in einigen Sätzen zusammengefasst werden und ermöglicht es den Antragstellern oder Parteien, einen formellen Vorschlag einzureichen, genau zu wissen, wonach die ausstellende Stelle in Bezug auf Dienstleistungen oder Waren sucht. Selbst die lässigen Formate für einen RFP werden Informationen dieser Art enthalten.

Neben der Angabe des Zwecks oder Grundes für die RFP ist es nicht ungewöhnlich, dass einige allgemeine Informationen über das Unternehmen einbezogen werden. Die Informationen enthalten in der Regel nur begrenzte Details zur Größe des Unternehmens, der Anzahl der derzeit verwalteten Standorte und unmittelbaren Expansionsplänen, die sich auf die Antworten der Bewerber auswirken könnten. Normalerweise soll das Detail nicht umfassend sein. Es reicht jedoch in der Regel aus, Antragstellern zu ermöglichen, selbst Forschungen durchzuführen, um ihr Verständnis für die Bedürfnisse der Partei, die den Antrag der Vorschläge aus ergeben, zu erweitern.

In der Struktur kann eine Anfrage nach Vorschlag sehr breit oder sehr detailliert sein. Einige Anfragen sind nicht länger als eine Seite und enthalten nur allgemeine Richtlinien für die Einreichung, z. B. einige spezifische Bereiche, die angehen, wie man den fertigen Vorschlag einreicht, und des Datums, an dem alle Vorschläge fällig sind. Andere RFPs bieten bestimmte Abschnitte anund ein Format, das ohne Ausfall befolgt werden muss.

Bei diesen beiden Ansätzen gibt es Vorteile, die Anfrage nach Vorschlag zu formatieren. Das breite Format stellt sicher, dass die erforderlichen Informationen im Körper der Reaktion enthalten sind, ermöglicht es dem Unternehmen jedoch, eine Vorstellung davon zu bekommen, wie sich jeder Antragsteller selbst präsentiert, wenn sie viel Spielraum in der Reaktion erlaubt. Im Gegensatz dazu gibt ein hoch strukturiertes Format dem Antragsteller genau mit, wie Daten auf eine Weise organisiert werden, die für die ausstellende Einheit mit Sicherheit eine Bedeutung hat. Gleichzeitig ermöglicht es die umfassende Struktur, die Antworten mehrerer Befragter nebeneinander buchstäblich zu vergleichen und die Liste der Abschnitte nach dem anderen nacheinander zu erreichen.

Abhängig von der Art des Dienstes oder der beteiligten Waren kann der Antrag auf Vorschläge Beispielszenarien enthalten, die veranschaulichen, wie der Urheber des Antrags von einem Anbieter sowohl in Routine- als auch in Notsituationen angefordert wird. Zum Beispiel, wenn der RFP für Telekonferenz servi istCES, der Urheber möchte möglicherweise wissen, ob der Anbieter die Verfügbarkeit einer bestimmten Anzahl von Ports oder Linien auch in den Spitzengeschäftszeiten garantieren kann. Der Anbieter kann auch spezifische Probleme wie die Implementierung eines Unterstützungsnetzwerks zur Verwendung im Fall eines Unternehmens mit breiter Note angehen oder wenn der Anbieter die Planung und Ausführung von Konferenzanrufen ohne vorherige Ankündigung übernehmen kann.

Unternehmen oder andere Organisationen, die ein RFP ausstellen müssen, aber nicht sicher sind, wie das Dokument zum besten Vorteil strukturiert werden soll, kann den Prozess häufig beginnen, indem eine der vielen kostenlosen Anfrage nach Online -Vorlagenoptionen für Vorlagen verwendet wird. Diese Vorlagen können nach Bedarf geändert werden. In einigen Fällen werden die Vorlagen mit mindestens einem Antrag auf Vorschlagsbeispiel geliefert, der als Leitfaden für die Person oder das Team dient, die mit der Verantwortung für die Vorbereitung des RFP beauftragt sind.