Co je to žádost o nabídku (RFP)?
Obecně označovaná jako RFP je žádost o návrh dokument používaný mnoha organizacemi k přijímání nabídek služeb nebo zboží od potenciálních prodejců. Přesná struktura RFP se bude v jednotlivých situacích lišit. To znamená, že vzorec, jak napsat žádost o návrh, bude do značné míry záviset na kultuře subjektu, který žádost podává, a na tom, co doufají, že se z odpovědí poučí. Zde je několik příkladů prvků, které se nacházejí v mnoha žádostech o návrh bez ohledu na to, v jakém odvětví nebo organizaci jsou zapojeny.
Stejně jako u mnoha snah o obchodní psaní, bude řádná žádost o návrh zahájena uvedením účelu dokumentu. To lze obvykle shrnout do několika vět a umožňuje žadatelům nebo stranám, které jsou vyzvány, aby předložily formální návrh, aby přesně věděly, co vydávající subjekt hledá ve smyslu služeb nebo zboží. I ty nejobvyklejší formáty pro RFP budou zahrnovat informace tohoto charakteru.
Spolu s uvedením účelu nebo důvodu RFP není neobvyklé, aby byly zahrnuty některé obecné informace o entitě. Informace obvykle poskytují omezené podrobnosti o velikosti společnosti, počtu aktuálně udržovaných míst a jakýchkoli okamžitých plánech rozšíření, které by mohly ovlivnit reakce žadatelů. Detail obvykle nemá být úplný. Obvykle však postačuje, aby žadatelé mohli provádět vlastní výzkum, aby si lépe porozuměli potřebám strany, která žádost podává.
Ve struktuře může být žádost o návrh velmi široká nebo velmi podrobná. Některé žádosti nejsou delší než jedna stránka a obsahují pouze obecné pokyny pro předkládání, například několik konkrétních oblastí, které je třeba řešit, jak předložit hotový návrh a datum, kdy mají být všechny návrhy splněny. Ostatní RFP poskytují specifické oddíly a formát, který musí být dodržen bez selhání.
Oba tyto přístupy mají výhody při formátování žádosti o návrh. Široký formát zajišťuje, že nezbytné informace budou obsaženy v těle odpovědi, ale umožňuje účetní jednotce získat představu o tom, jak se každý žadatel prezentuje, když má v odpovědi velkou volnost. Naproti tomu vysoce strukturovaný formát sděluje žadateli, jak přesně uspořádat údaje způsobem, který má jistě smysl pro vydávající subjekt. Komplexní struktura zároveň umožňuje doslova porovnat odpovědi několika respondentů vedle sebe a postupně procházet seznam sekcí.
V závislosti na typu zahrnuté služby nebo zboží může žádost o návrh obsahovat příklady scénářů, které ilustrují, co původce požadavku potřebuje od dodavatele v běžných i nouzových situacích. Například, pokud je RFP určen pro telekonferenční služby, může původce chtít vědět, zda prodejce může zaručit dostupnost určitého počtu portů nebo linek i během špičkových obchodních období. Prodejce může také řešit specifické problémy, jako je implementace podpůrné sítě pro použití v případě celofiremního nouzového stavu, nebo pokud prodávající zvládne plánování a provádění konferenčních hovorů bez předchozího upozornění.
Podniky nebo jiné organizace, které potřebují vydat RFP, ale nejsou si jisty, jak strukturovat dokument tak, aby co nejlépe využívaly, mohou tento proces často zahájit pomocí jedné z mnoha bezplatných žádostí o možnosti šablon návrhů nalezených online. Tyto šablony lze podle potřeby upravit. V některých případech budou šablony obsahovat alespoň jednu žádost o návrh, která bude sloužit jako vodítko pro jednotlivce nebo tým pověřený odpovědností za přípravu RFP.