¿Qué es una teleconferencia?
Una teleconferencia es una reunión o conferencia celebrada a través de una conexión telefónica o de red entre participantes en ciudades remotas o sitios de trabajo. Existen muchos tipos de teleconferencias, con la forma más simple que implica el uso de un teléfono de altavoz en cada ubicación para realizar una conferencia de audio. Las reuniones de teleconferencia más sofisticadas implican el intercambio de audio, video y datos. El término teleconferencia también puede referirse a un evento en vivo que se transmite a través del satélite a varias ubicaciones simultáneamente.
Aunque Teleconference es un término amplio que incluye una variedad de opciones, los conceptos básicos para todas las teleconferencias implican el uso de equipos de telecomunicaciones, usuarios en múltiples ubicaciones y comunicación colaborativa entre los participantes. La conferencia básica de audio es, en esencia, una conferencia telefónica. Los gráficos de audio, otra forma de teleconferencia, permiten a los participantes compartir gráficos, documentos y videos además de audio; e involucra equipos adicionalestales como tabletas electrónicas, escáneres y terminales de datos de voz.
El correo electrónico es un ejemplo común de una teleconferencia por computadora. Mediante el uso de equipos adicionales, principalmente una cámara de TV, una teleconferencia de video más se parece a una reunión cara a cara, incorporando la capacidad de ver a los participantes en todos los lugares. Muchas empresas tienen una sala de videoconferencia equipada permanentemente con el equipo necesario.
Las muchas ventajas de teleconferencia para escuelas y empresas incluyen los ahorros en el tiempo de viaje y los costos para llevar a todos los participantes a un solo lugar. En el caso de un asunto urgente, tener una teleconferencia puede ser mucho más rápido que organizar una reunión. Otra ventaja es que, debido a la accesibilidad, una teleconferencia permite que grandes grupos de participantes se sientan incluidos en las reuniones y la toma de decisiones. Si es necesario, una escuela o empresa puede cifrar las señales para garantizar el SECURIDAD DE LAS COMUNICACIONES durante una teleconferencia.
Al elegir el equipo para una teleconferencia, considere varios factores. Si usa una cámara web, pruebe con anticipación para determinar que la cámara está a una distancia aceptable. Una línea telefónica con cable es la mejor para mayor claridad. Si se usa un teléfono inalámbrico, prepárese para cambiar las frecuencias en caso de interferencia durante la teleconferencia.
Celular y los altavoces deben usarse como últimos resorts. Los teléfonos celulares con frecuencia encuentran interferencia y los altavoces recogen el ruido de fondo y a menudo producen ecos. Los micrófonos son útiles para reducir el ruido de fondo.
Una teleconferencia requiere reglas específicas de etiqueta. Cada participante debe anunciar cuándo él o ella firma dentro y fuera de una teleconferencia. Los involucrados deben hablar clara y lentamente, evitar el habla monótona y describir cualquier lenguaje corporal importante para la conversación. Debido a la sensibilidad del equipo telefónico, los participantes deben evitar extrañosRuidos como el pulso a través del papeleo o tocar los dedos o un lápiz.
Es útil desde el punto de vista de compromiso usar los nombres de los participantes durante la reunión. Con frecuencia varía el altavoz para que la atención no se pierda. Solicite regularmente retroalimentación o respuesta.