Qu'est-ce qu'une téléconférence?
Une téléconférence est une réunion ou une conférence tenue via un téléphone ou une connexion réseau entre des participants de villes ou de sites de travail distants. Il existe de nombreux types de téléconférences, dont la forme la plus simple consiste à utiliser un haut-parleur à chaque emplacement pour mener une audioconférence. Des téléconférences plus sophistiquées impliquent l’échange d’audio, de vidéo et de données. Le terme téléconférence peut également faire référence à un événement en direct transmis simultanément par satellite à divers endroits.
Bien que téléconférence soit un terme large qui inclut une variété d’options, la base de toutes les téléconférences implique l’utilisation d’équipements de télécommunication, d’utilisateurs situés dans plusieurs endroits et d’une communication collaborative entre les participants. La conférence audio de base est essentiellement une conférence téléphonique. Les graphiques audio, une autre forme de téléconférence, permettent aux participants de partager des graphiques, des documents et des vidéos en plus de l'audio. et implique des équipements supplémentaires tels que des tablettes électroniques, des scanners et des terminaux de données vocaux.
Le courrier électronique est un exemple courant de téléconférence par ordinateur. Grâce à l'utilisation d'équipement supplémentaire, principalement une caméra de télévision, une téléconférence vidéo ressemble beaucoup à une réunion en face à face, intégrant la possibilité de voir les participants à tous les endroits. De nombreuses entreprises disposent d’une salle de vidéoconférence équipée en permanence des équipements nécessaires.
Les nombreux avantages de la téléconférence pour les écoles et les entreprises incluent les économies de temps et de temps de déplacement nécessaires pour que tous les participants se trouvent au même endroit. En cas d’urgence, une téléconférence peut être beaucoup plus rapide que d’organiser une réunion. Un autre avantage est que, du fait de son accessibilité, une téléconférence permet aux grands groupes de participants de se sentir inclus dans les réunions et la prise de décision. Si nécessaire, une école ou une entreprise peut chiffrer les signaux pour assurer la sécurité des communications pendant une téléconférence.
Lors du choix de l'équipement pour une téléconférence, tenez compte de plusieurs facteurs. Si vous utilisez une caméra Web, testez-la à l'avance pour déterminer si la caméra se trouve à une distance acceptable. Une ligne téléphonique câblée est préférable pour la clarté. Si vous utilisez un téléphone sans fil, soyez prêt à changer de fréquence en cas d’interférence pendant la téléconférence.
Les téléphones cellulaires et à haut-parleur doivent être utilisés en dernier recours. Les téléphones cellulaires rencontrent fréquemment des interférences et les haut-parleurs captent les bruits de fond et produisent souvent des échos. Les microphones sont utiles pour réduire le bruit de fond.
Une téléconférence nécessite des règles d'étiquette spécifiques. Chaque participant doit annoncer son inscription à une téléconférence. Les personnes impliquées doivent parler clairement et lentement, éviter les paroles monotones et décrire tout langage corporel important pour la conversation. En raison de la sensibilité du matériel téléphonique, les participants doivent éviter les bruits parasites, tels que taper du papier dans les documents ou se tapoter les doigts ou un crayon.
Du point de vue de l'engagement, il est utile d'utiliser les noms des participants lors de la réunion. Faites souvent varier les haut-parleurs pour ne pas perdre l'attention. Demander régulièrement des commentaires ou une réponse.