Wat is een teleconferentie?
Een teleconferentie is een vergadering of conferentie gehouden via een telefoon- of netwerkverbinding tussen deelnemers in afgelegen steden of werklocaties. Er bestaan veel soorten teleconferenties, met de eenvoudigste vorm waarbij op elke locatie een luidspreker wordt gebruikt om een audioconferentie te houden. Meer geavanceerde teleconferentievergaderingen omvatten de uitwisseling van audio, video en gegevens. De term teleconferentie kan ook verwijzen naar een live-evenement dat tegelijkertijd via satelliet naar verschillende locaties wordt verzonden.
Hoewel teleconferentie een brede term is die een verscheidenheid aan opties omvat, omvatten de basisprincipes voor alle teleconferenties het gebruik van telecommunicatieapparatuur, gebruikers op meerdere locaties en samenwerking tussen de deelnemers. De basisaudioconferentie is in wezen een telefonische vergadering. Audio graphics, een andere vorm van teleconferentie, stelt deelnemers in staat om naast audio ook graphics, documenten en video te delen; en omvat aanvullende apparatuur zoals elektronische tablets, scanners en spraakdataterminals.
E-mail is een veelgebruikt voorbeeld van een computerteleconferentie. Door het gebruik van extra apparatuur, in de eerste plaats een tv-camera, lijkt een videoteleconferentie het meest op een face-to-face vergadering, met de mogelijkheid om de deelnemers op alle locaties te bekijken. Veel bedrijven hebben een videoconferentieruimte die permanent is uitgerust met de benodigde apparatuur.
De vele voordelen van teleconferenties voor scholen en bedrijven zijn onder meer de besparing in reistijd en kosten om alle deelnemers op één locatie te krijgen. In het geval van een dringende zaak kan een teleconferentie veel sneller zijn dan een vergadering regelen. Een ander voordeel is dat, dankzij de toegankelijkheid, een teleconferentie het mogelijk maakt dat grote groepen deelnemers zich betrokken voelen bij vergaderingen en beslissingen. Indien nodig kan een school of bedrijf de signalen coderen om de veiligheid van de communicatie tijdens een teleconferentie te waarborgen.
Houd bij het kiezen van apparatuur voor een teleconferentie rekening met verschillende factoren. Als u een webcamera gebruikt, test deze dan van tevoren om te bepalen of de camera zich op een acceptabele afstand bevindt. Een bedrade telefoonlijn is het beste voor de duidelijkheid. Als u een draadloze telefoon gebruikt, moet u voorbereid zijn om de frequenties te wijzigen in het geval van interferentie tijdens de teleconferentie.
Mobiele en luidsprekertelefoons moeten als laatste redmiddel worden gebruikt. Mobiele telefoons ondervinden vaak interferentie en speakerphones vangen achtergrondgeluid op en produceren vaak echo's. Microfoons zijn nuttig bij het verminderen van achtergrondgeluiden.
Een teleconferentie vereist specifieke regels van etiquette. Elke deelnemer moet aankondigen wanneer hij zich aanmeldt bij een teleconferentie. De betrokkenen moeten duidelijk en langzaam spreken, monotone spraak vermijden en elke lichaamstaal beschrijven die belangrijk is voor het gesprek. Vanwege de gevoeligheid van telefoonapparatuur moeten deelnemers vreemde geluiden vermijden, zoals door papierwerk bladeren of met hun vingers of een potlood tikken.
Vanuit een oogpunt van betrokkenheid is het handig om de namen van de deelnemers tijdens de vergadering te gebruiken. Varieer de luidspreker regelmatig zodat de aandacht niet verloren gaat. Vraag regelmatig om feedback of reactie.