Vad är en telekonferens?
En telefonkonferens är ett möte eller konferens som hålls via en telefon- eller nätverksanslutning mellan deltagare i avlägsna städer eller arbetsplatser. Många typer av telekonferenser finns, med den enklaste formen som innefattar användning av en högtalartelefon på varje plats för att hålla en ljudkonferens. Mer sofistikerade telefonkonferensmöten innebär utbyte av ljud, video och data. Termen telekonferens kan också hänvisa till en live-händelse som överförs via satellit till olika platser samtidigt.
Även om telekonferens är en bred term som inkluderar en mängd olika alternativ, innebär grunderna för alla telekonferenser användning av telekommunikationsutrustning, användare på flera platser och samverkande kommunikation mellan deltagarna. Den grundläggande ljudkonferensen är i huvudsak ett konferenssamtal. Ljudgrafik, en annan form av telefonkonferens, gör det möjligt för deltagarna att dela grafik, dokument och video utöver ljud; och innefattar ytterligare utrustning såsom elektroniska surfplattor, skannrar och röstdataterminaler.
E-post är ett vanligt exempel på en datortelkonferens. Genom att använda extra utrustning, främst en TV-kamera, liknar en videotelkonferens mest ett ansikte-till-ansikte-möte, med möjligheten att se deltagarna på alla platser. Många företag har ett videokonferensrum permanent utrustade med nödvändig utrustning.
De många fördelarna med telekonferenser för skolor och företag inkluderar besparingar i restid och kostnader för att få alla deltagare till en plats. Vid en brådskande fråga kan det vara mycket snabbare att hålla en telefonkonferens än att ordna ett möte. En annan fördel är att på grund av tillgänglighet gör en telefonkonferens att stora grupper av deltagare kan känna sig inkluderade i möten och beslutsfattande. Om det är nödvändigt kan en skola eller företag kryptera signalerna för att säkerställa säkerheten för kommunikation under en telefonkonferens.
Tänk på flera faktorer när du väljer utrustning för en telefonkonferens. Om du använder en webbkamera, testa den i förväg för att bestämma att kameran befinner sig på ett acceptabelt avstånd. En fast telefonlinje är bäst för tydligheten. Om en trådlös telefon används ska du vara beredd att ändra frekvenser vid störningar under telefonkonferensen.
Mobil- och högtalartelefoner bör användas som sista utväg. Mobiltelefoner stöter ofta på störningar och högtalartelefoner tar upp bakgrundsljud och ger ofta ekon. Mikrofoner hjälper till att minska bakgrundsljud.
En telefonkonferens kräver specifika etikettregler. Varje deltagare bör meddela när han eller hon signerar till och från en telefonkonferens. De inblandade bör tala tydligt och långsamt, undvika monotone tal och beskriva alla kroppsspråk som är viktiga för konversationen. På grund av telefonutrustningens känslighet bör deltagarna undvika främmande ljud som att tappa genom pappersarbete eller knacka på fingrarna eller en penna.
Det är bra från en engagemangssynpunkt att använda deltagarnas namn under mötet. Variera ofta högtalaren så att uppmärksamheten inte går förlorad. Be om feedback eller svar regelbundet.