¿Qué es un documento de flujo de trabajo?
El flujo de trabajo es un término utilizado para describir los pasos de un proceso. Este término se utiliza en cualquier organización en la que un producto, documento o idea se mueva entre ubicaciones o departamentos. En cierto sentido, el flujo de trabajo puede entenderse como una descripción general del trabajo real que se realiza para llevar un proceso a su finalización. Un documento de flujo de trabajo es cualquier informe o análisis que describe las etapas de un proceso, así como las finanzas, los recursos e información incluida en dicho proceso. Un documento que se pasa a través de las etapas de un proceso, como un proyecto de ley, un reclamo de seguro o una factura, también puede considerarse un documento de flujo de trabajo.
Los gerentes que buscan optimizar las operaciones pueden generar documentos de flujo de trabajo. Estos documentos pueden enumerar los departamentos y trabajadores a través de los cuales un proyecto pasa en camino a su finalización. Los documentos también pueden contener listas de recursos, materiales y equipos que se utilizan en cada una de las etapas de flujo de trabajo. Un documento de flujo de trabajo también puede ayudar a un gerente a comprender qué etapas de un proceso son MoST costosa.
Los documentos que ilustran los componentes y etapas del flujo de trabajo se pueden utilizar para presupuestar. Los gerentes pueden determinar cuánto podría costar un producto y también decidir sobre los departamentos o áreas que pueden reducirse. Los procesos de auditoría internos también pueden incluir el uso de documentos de flujo de trabajo. Los contadores gerenciales pueden presentar datos financieros alcanzados desde un documento de flujo de trabajo.
En los contextos de fabricación, los documentos de flujo de trabajo se pueden utilizar para optimizar los procesos de producción. Por ejemplo, un documento de flujo de trabajo puede componerse utilizando un software especial de administración de flujo de trabajo. Cuando un diseñador crea un modelo y una factura de materiales, el documento se puede reenviar automáticamente a un profesional que es responsable de la siguiente etapa.
Estos documentos también se usan en comunidades científicas. Los especialistas médicos, por ejemplo, pueden generar documentos de flujo de trabajo que ilustran la actividad cerebral. A WEl documento de Orkflow también se puede generar para describir la relación entre un usuario y una máquina.
Cuando un documento de flujo de trabajo describe un elemento que pasa a través de las etapas de un proceso, normalmente se refiere a un pago o servicio que debe ser aprobado por profesionales en varios departamentos diferentes. Por ejemplo, si un gerente de departamento encuentra que él o ella necesita nuevas computadoras, ese gerente podría preparar los costos de listado de documentos. Él o ella podría pasar ese documento de la cadena de mando para recibir la aprobación.
Las compañías de seguros también utilizan documentos de flujo de trabajo. En estos casos, los clientes presentan reclamos. Se puede pasar un reclamo a un suscriptor. Un suscriptor podría pasarlo a un gerente o ejecutivo que utiliza la investigación y el análisis generados por un asegurador para aprobar las tasas.