Was ist ein Workflow-Dokument?
Workflow ist ein Begriff, mit dem die Schritte eines Prozesses beschrieben werden. Dieser Begriff wird in jeder Organisation verwendet, in der sich ein Produkt, Dokument oder eine Idee zwischen Standorten oder Abteilungen bewegt. In gewissem Sinne kann der Workflow als ein Überblick über die tatsächliche Arbeit verstanden werden, die ausgeführt wird, um einen Prozess zum Abschluss zu bringen. Ein Workflow-Dokument ist ein Bericht oder eine Analyse, die die Phasen eines Prozesses sowie die in einem solchen Prozess enthaltenen Finanzen, Ressourcen und Informationen beschreibt. Ein Dokument, das Phasen eines Prozesses durchläuft, z. B. eine Rechnung, einen Versicherungsanspruch oder eine Rechnung, kann auch als Workflow-Dokument betrachtet werden.
Manager, die den Betrieb optimieren möchten, können Workflow-Dokumente erstellen. In diesen Dokumenten werden möglicherweise Abteilungen und Mitarbeiter aufgeführt, über die ein Projekt seinen Abschluss erreicht. Dokumente können auch Listen von Ressourcen, Materialien und Geräten enthalten, die in den einzelnen Workflow-Phasen verwendet werden. Ein Workflow-Dokument kann einem Manager auch helfen, zu verstehen, welche Phasen eines Prozesses am kostenintensivsten sind.
Dokumente, die die Komponenten und Phasen des Workflows veranschaulichen, können für die Budgetierung verwendet werden. Manager können bestimmen, wie viel ein Produkt kosten könnte, und auch entscheiden, welche Abteilungen oder Bereiche verkleinert werden können. Interne Auditierungsprozesse können auch die Verwendung von Workflow-Dokumenten umfassen. Manager-Buchhalter können Finanzdaten aus einem Workflow-Dokument darstellen.
Im Fertigungskontext können Workflow-Dokumente zur Optimierung von Produktionsprozessen verwendet werden. Beispielsweise kann ein Workflow-Dokument mit einer speziellen Workflow-Management-Software erstellt werden. Wenn ein Designer ein Modell und eine Stückliste erstellt, kann das Dokument automatisch an einen Fachmann weitergeleitet werden, der für die folgende Phase verantwortlich ist.
Diese Dokumente werden auch in wissenschaftlichen Communities verwendet. Beispielsweise könnten Fachärzte Workflow-Dokumente erstellen, die die Gehirnaktivität veranschaulichen. Es kann auch ein Workflow-Dokument generiert werden, um die Beziehung zwischen einem Benutzer und einer Maschine zu beschreiben.
Wenn ein Workflow-Dokument ein Element beschreibt, das Phasen eines Prozesses durchläuft, bezieht es sich normalerweise auf eine Zahlung oder Dienstleistung, die von Fachleuten in einer Reihe verschiedener Abteilungen genehmigt werden muss. Wenn ein Abteilungsleiter beispielsweise feststellt, dass er neue Computer benötigt, erstellt er möglicherweise eine Kostenauflistung für ein Dokument. Er oder sie könnte dieses Dokument dann der Befehlskette weitergeben, um die Genehmigung zu erhalten.
Versicherungsunternehmen verwenden auch Workflow-Dokumente. In diesen Fällen werden Ansprüche von Kunden geltend gemacht. Eine Forderung kann an einen Versicherer weitergeleitet werden. Ein Underwriter kann es dann an einen Manager oder eine Führungskraft weitergeben, der bzw. die die von einem Underwriter erstellten Recherchen und Analysen verwendet, um die Raten zu genehmigen.