Vad är ett arbetsflödesdokument?
Arbetsflöde är en term som används för att beskriva stegen i en process. Det här uttrycket används i alla organisationer där en produkt, dokument eller idé rör sig mellan platser eller avdelningar. På ett sätt kan arbetsflöde förstås som en översikt över det faktiska arbetet som utförs för att få en process till slutförd. Ett arbetsflödesdokument är varje rapport eller analys som beskriver stadierna i en process, liksom ekonomi, resurser och information som ingår i en sådan process. Ett dokument som passeras genom stadier i en process, till exempel en faktura, försäkringsanspråk eller faktura, kan också betraktas som ett arbetsflödesdokument.
Chefer som vill optimera operationerna kan generera arbetsflödesdokument. Dessa dokument kan lista avdelningar och arbetare genom vilka ett projekt går över till slutförande. Dokument kan också innehålla listor över resurser, material och utrustning som används i vart och ett av arbetsflödesstegen. Ett arbetsflödesdokument kan också hjälpa en chef att förstå vilka steg i en process som är mest kostsamma.
Dokument som illustrerar komponenterna och stadierna i arbetsflödet kan användas för budgetering. Chefer kan bestämma hur mycket en produkt kan kosta att göra och också bestämma om avdelningar eller områden som kan minskas. Interna revisionsprocesser kan också omfatta användning av arbetsflödesdokument. Ledande revisorer kan presentera ekonomiska uppgifter som uppnås från ett arbetsflödesdokument.
I tillverkningssammanhang kan arbetsflödesdokument användas för att optimera produktionsprocesser. Till exempel kan ett arbetsflödesdokument komponeras med hjälp av speciell programvara för arbetsflödeshantering. När en designer skapar en modell och en materialförklaring kan dokumentet automatiskt vidarebefordras till en professionell som ansvarar för följande steg.
Dessa dokument används också i vetenskapliga samhällen. Medicinska specialister kan till exempel generera arbetsflödesdokument som illustrerar hjärnaktivitet. Ett arbetsflödesdokument kan också genereras för att beskriva förhållandet mellan en användare och en maskin.
När ett arbetsflödesdokument beskriver ett objekt som passerar genom stadier i en process avser det normalt en betalning eller tjänst som måste godkännas av proffs i ett antal olika avdelningar. Om till exempel en avdelningschef upptäcker att han eller hon behöver nya datorer, kan den ansvariga förbereda en dokumentlista kostnader. Han eller hon kanske sedan passerar det dokumentet upp kommandokedjan för att få godkännande.
Försäkringsbolag använder också arbetsflödesdokument. I dessa fall inlämnas anspråk av klienter. Ett fordran kan överlämnas till en försäkringsgivare. En försäkringsgivare kan sedan skicka den till en chef eller en chef som använder forskning och analys som genereras av en försäkringsgivare för att godkänna priser.