Co je dokument pracovního postupu?

Workflow je termín používaný k popisu kroků procesu. Tento termín se používá v jakékoli organizaci, ve které se produkt, dokument nebo nápad pohybuje mezi místy nebo odděleními. V jistém smyslu lze pracovní postup chápat jako přehled skutečné práce, která se provádí k dokončení procesu. Dokument pracovního postupu je jakákoli zpráva nebo analýza, která popisuje fáze procesu, jakož i finance, zdroje a informace obsažené v takovém procesu. Dokument, který prochází fázemi procesu, například faktura, pojistná událost nebo faktura, lze také považovat za dokument pracovního postupu.

Manažeři, kteří se snaží optimalizovat operace, mohou vytvářet dokumenty pracovního postupu. Tyto dokumenty mohou obsahovat seznam oddělení a pracovníků, přes které projekt projde cestou k dokončení. Dokumenty mohou také obsahovat seznamy zdrojů, materiálů a zařízení, které se používají v každé fázi pracovního postupu. Dokument pracovního postupu může také pomoci manažerovi pochopit, které fáze procesu jsou nejnákladnější.

Pro rozpočtování lze použít dokumenty, které ilustrují součásti a fáze pracovního postupu. Manažeři mohou určit, kolik může produkt stát, a také rozhodnout o odděleních nebo oblastech, které lze zmenšit. Procesy interního auditu mohou také zahrnovat použití dokumentů pracovního postupu. Manažerští účetní mohou prezentovat finanční údaje získané z dokumentu pracovního postupu.

Ve výrobních kontextech lze dokumenty pracovního postupu použít k optimalizaci výrobních procesů. Například dokument pracovního postupu lze složit pomocí speciálního softwaru pro správu pracovního postupu. Když designér vytvoří model a kusovník, může být dokument automaticky předán odborníkovi, který je zodpovědný za následující fázi.

Tyto dokumenty se používají také ve vědeckých komunitách. Například lékaři mohou vytvářet dokumenty pracovního postupu, které ilustrují mozkovou aktivitu. Dokument pracovního postupu může být také generován pro popis vztahu mezi uživatelem a strojem.

Pokud dokument pracovního postupu popisuje položku, která prochází fázemi procesu, obvykle se jedná o platbu nebo službu, které musí být schváleny profesionály v řadě různých oddělení. Pokud například vedoucí oddělení zjistí, že potřebuje nové počítače, může tento správce připravit náklady na výpis dokumentů. On nebo ona by pak mohla tento dokument předat velitelskému řetězci, aby získal schválení.

Pojišťovací společnosti také používají dokumenty pracovního postupu. V těchto případech jsou nároky uplatněny klienty. Nárok může být postoupen upisovateli. Pojistitel by jej pak mohl předat manažerovi nebo výkonnému orgánu, který ke schválení sazeb používá výzkum a analýzu vytvořenou upisovatelem.