¿Qué es la reconciliación de cuentas?
Ya sea que administre un presupuesto familiar con el uso de una cuenta corriente personal o que trabaje en el departamento de contabilidad de una empresa, es probable que la mayoría de las personas participe en la conciliación de cuentas de manera regular. Esencialmente, este proceso tiene que ver con asegurarse de que la cantidad de activos líquidos que se muestra en la chequera sea idéntica al saldo de la cuenta que se muestra en un extracto bancario a la misma fecha.
Una de las primeras herramientas necesarias para una conciliación efectiva de la cuenta es la documentación de cada transacción realizada en el período de tiempo considerado. Las personas deben guardar todos los comprobantes de depósito, registros de retiros de cajeros automáticos, pagos electrónicos, cheques cancelados y el último conjunto de extractos bancarios juntos hasta que hayan reconciliado el período en cuestión. Poder verificar rápidamente el saldo inicial para el período y luego contabilizar cada transacción con un documento acelerará el proceso de afirmar que el titular de la cuenta y el banco están de acuerdo, o la ayudará a detectar rápidamente cualquier discrepancia.
Si el titular de la cuenta encuentra una discrepancia de cualquier tipo, debe usar sus documentos para aislar el origen del problema y ponerse en contacto con el banco de inmediato. Por ejemplo, ella podría notar que el saldo inicial del período no coincide con el saldo final del período anterior, a pesar de que todo se concilió en ese momento. Esta es una señal de que puede necesitar hablar con su institución financiera y averiguar qué ocurrió. Lo más probable es que se trate de un simple error que se corregirá una vez que se lo comunique al banco. Sin tener los documentos en orden y conciliar la cuenta, sin embargo, la discrepancia podría pasar desapercibida durante meses y volverse muy difícil de localizar.
Los titulares de cuentas deben recordar reservar un tiempo específico cada mes para la conciliación de cuentas. Aplazar la tarea simplemente lo hará más difícil. Si bien esto puede no ser un gran problema al principio, las personas deben tener en cuenta que, si hay algo para investigar, es mucho más fácil hacer la investigación más temprano que tarde. Esto es especialmente cierto en los negocios, donde un empleado con una tarjeta de débito autorizada en una cuenta de viaje puede no haber entregado un recibo. Activar su memoria y obtener una copia del recibo será mucho más fácil si el evento ocurrió en las últimas dos semanas en lugar de hace dos meses.