Wat is accountafstemming?

Of het nu gaat om het beheren van een huishoudbudget met behulp van een persoonlijke betaalrekening of het werken op de boekhoudafdeling van een bedrijf, de kans is groot dat de meeste mensen op regelmatige basis rekeningafstemming uitvoeren. In wezen heeft dit proces te maken met ervoor te zorgen dat het bedrag van de liquide middelen in het chequeboek identiek is aan het rekeningsaldo dat op dezelfde datum op een bankafschrift wordt weergegeven.

Een van de eerste tools die nodig zijn voor effectieve accountafstemming is documentatie voor elke transactie die in de beschouwde periode wordt uitgevoerd. Mensen moeten alle stortingsbewijzen, opnames van geldopnames bij geldautomaten, elektronische betalingen, geannuleerde cheques en de laatste bankafschriften bij elkaar houden totdat ze de betreffende periode hebben afgestemd. Als u het beginsaldo voor de periode snel kunt verifiëren en vervolgens elke transactie met een document kunt verwerken, wordt het proces van bevestiging van het feit dat de rekeninghouder en de bank het eens zijn, versneld, of zal het haar helpen om eventuele afwijkingen snel op te sporen.

Als de rekeninghouder een afwijking constateert, moet hij haar documenten gebruiken om de oorzaak van het probleem te achterhalen en onmiddellijk contact op te nemen met de bank. Ze merkt bijvoorbeeld dat het beginsaldo voor de periode niet overeenkomt met het eindsaldo van de vorige periode, hoewel alles op dat moment met elkaar in overeenstemming was. Dit is een teken dat ze mogelijk met haar financiële instelling moet praten om erachter te komen wat er is gebeurd. De kans is groot dat het een eenvoudige fout is die wordt gecorrigeerd zodra deze onder de aandacht van de bank wordt gebracht. Zonder de documenten op orde te hebben en de rekening met elkaar te verzoenen, zou de discrepantie echter maanden onopgemerkt kunnen blijven en erg moeilijk op te sporen zijn.

Rekeninghouders moeten niet vergeten om elke maand een specifiek tijdstip vrij te maken voor rekeningafstemming. Het uitstellen van de taak zal het gewoon moeilijker maken. Hoewel dit in het begin misschien geen groot probleem is, moeten mensen er rekening mee houden dat het, als er iets is om te onderzoeken, veel gemakkelijker is om het onderzoek eerder dan later te doen. Dit geldt vooral in het bedrijfsleven, waar een werknemer met een geautoriseerde betaalpas op een reisaccount er mogelijk niet in is geslaagd een ontvangstbewijs in te leveren. Jogging van zijn of haar geheugen en het krijgen van een kopie van het ontvangstbewijs zal veel gemakkelijker zijn als de gebeurtenis in de afgelopen twee weken plaatsvond in plaats van twee maanden geleden.