Vad är kontoavstämning?

Oavsett om man hanterar en hushållsbudget med hjälp av ett personligt kontrollkonto eller arbetar i bokföringsavdelningen i ett företag, är chansen stor att de flesta kommer att delta i kontoavstämning regelbundet. I huvudsak har denna process att göra med att se till att mängden likvida tillgångar som visas i checkboken är identiska med kontosaldot som visas i ett kontoutdrag från samma datum.

Ett av de första verktygen som behövs för effektiv avstämning av konton är dokumentation för varje transaktion som genomförs under den undersökta perioden. Människor bör hålla alla insättningsslips, register över uttagsautomater, elektroniska betalningar, avbrutna checkar och den sista uppsättningen kontoutdrag tills de har förenat perioden i fråga. Att snabbt kunna verifiera början för perioden och sedan redogöra för varje transaktion med ett dokument påskyndar processen att antingen bekräfta att kontoinnehavaren och banken är överens, eller hjälper henne att snabbt upptäcka eventuella avvikelser.

Om kontoinnehavaren hittar avvikelser av något slag, bör hon använda sina dokument för att isolera ursprunget till frågan och komma direkt i kontakt med banken. Till exempel kanske hon märker att startbalansen för perioden inte stämmer med slutbalansen för den föregående perioden, även om allt förenades vid den tiden. Detta är ett tecken på att hon kan behöva prata med sin finansiella institution och ta reda på vad som hände. Chansen är stor att det är ett enkelt fel som kommer att korrigeras när det uppmärksammas av banken. Utan att ha dokumenten i ordning och förena kontot kan emellertid avvikelsen gå obemärkt i månader och bli mycket svår att spåra.

Kontoinnehavare bör komma ihåg att avsätta en viss tid varje månad för avstämning av konton. Att stänga av uppgiften kommer helt enkelt att göra det svårare. Även om detta till en början inte är ett stort problem, bör människor komma ihåg att om det finns något att undersöka är det mycket lättare att göra utredningen förr än senare. Detta gäller särskilt i affärer, där en anställd med ett auktoriserat betalkort på ett resekonto kan ha misslyckats med att lämna in ett kvitto. Att jogga hans eller hennes minne och få en kopia av kvittot blir mycket lättare om händelsen inträffade under de senaste två veckorna snarare än för två månader sedan.