Vad är en utförd kopia?
Konformerade kopior är exakta kopior av ett dokument som är förberett när det inte är möjligt att helt enkelt kopiera en kopia av originaldokumentet. I huvudsak gör detta den överensstämmande kopian till en återskapande av originalet. För att vara den här typen av kopia måste dokumentet innehålla alla originalets element, utan ändringar i ordalydelse eller struktur, oavsett hur små eller obetydliga ändringarna kan visas.
En överensstämd kopia kan användas i ett antal fall. Domstolssystem tillåter användning av sådana handlingar och använder dem ofta för arkiveringsändamål. När detta är fallet, skrivs och konstrueras exemplet exakt som originalet. Dessutom kommer alla notationer som är handskrivna i marginalerna också att inkluderas i dokumentet. En domstolskontor kommer att jämföra kopian med originalet för att se till att alla aspekter av de två dokumenten är lika, inklusive datum. Om en domares signatur visas på originalet, kan domaren också underteckna det överensstämmande exemplet eller domarens namn kan skrivas in och dateras i lämpliga fält. När jämförelsen är klar och kontoristen bestämmer att dokumenten är speglar av varandra, stämplas kopian och tilldelas ett arkiveringsdatum.
Företag använder sig också av detta format. Detta är ofta fallet när flera avdelningar behöver tillgång till kontrakt och andra viktiga dokument. De ursprungliga signerade dokumenten bevaras vanligtvis på en säker plats, medan en överensstämmande kopia eller kopior görs tillgängliga för allmänt bruk bland de olika avdelningarna inom organisationen. Detta tillvägagångssätt säkerställer att det alltid finns en kopia av det ursprungliga signerade dokumentet till hands, men ger bred tillgång till villkoren för ett visst dokument för dem som behöver denna information för att hjälpa kunder eller på annat sätt utföra sina arbetsrelaterade uppgifter.
Samma person som fungerade som undertecknaren på originaldokumentet kan underteckna en överensstämd kopia. Om detta inte är möjligt eller praktiskt kan individens namn anges i signaturfältet. På samma sätt är det möjligt att certifiera eller notarisera en överensstämd kopia. Men denna åtgärd anses vanligtvis onödigt.