Co je to schválená kopie?

Konformované kopie jsou přesné kopie dokumentu, který je připraven, když není možné jednoduše kopírovat kopii původního dokumentu. V podstatě to dělá z přizpůsobené kopie opětovné vytvoření originálu. Aby se jednalo o tento typ kopie, musí dokument obsahovat všechny prvky originálu, beze změn ve znění nebo struktuře, bez ohledu na to, jak malé nebo nevýznamné se mohou změny objevit.

Vyhovující kopie může být použita v mnoha případech. Soudní systémy umožňují použití takových dokumentů a často je používají pro účely podání. V takovém případě je kopie napsána a zkonstruována přesně jako originál. Kromě toho budou v dokumentu zahrnuty také všechny poznámky psané rukou v okrajích. Soudní úředník porovná kopii s originálem, aby zajistil, že všechny aspekty obou dokumentů jsou stejné, včetně jakýchkoli dat. Pokud se na originálu objeví podpis rozhodčího, může soudce podepsat i odpovídající kopii nebo může být jméno soudce zapsáno a datováno do příslušných polí. Jakmile je porovnání dokončeno a úředník zjistí, že dokumenty jsou zrcadly jednoho druhého, kopie se orazítkuje a přiřadí se datum podání.

Tento formát využívají také firmy. To je často případ, kdy více oddělení potřebuje přístup ke smlouvám a jiným důležitým dokumentům. Původní podepsané dokumenty jsou obvykle udržovány na bezpečném místě, zatímco odpovídající kopie nebo kopie jsou k dispozici pro obecné použití mezi různými odděleními v organizaci. Tento přístup zajišťuje, aby byla vždy po ruce kopie původního podepsaného dokumentu, ale umožňuje rozšířený přístup k podmínkám daného dokumentu těm, kteří tyto informace potřebují, aby pomohli klientům nebo jinak plnili jejich pracovní úkoly.

Stejná osoba, která sloužila jako signatář v původním dokumentu, může podepsat upravenou kopii. Pokud to není možné nebo praktické, lze do pole podpisu zadat jméno osoby. Podobným způsobem je možné potvrdit nebo ověřit ověřenou kopii. Tato akce se však obvykle považuje za zbytečnou.