Wat is een conforme kopie?

Geconformeerde kopieën zijn exacte kopieën van een document die zijn voorbereid wanneer het niet mogelijk is om een ​​kopie van het originele document te dupliceren. In wezen maakt dit de conforme kopie een herschepping van het origineel. Om dit type kopie te zijn, moet het document alle elementen van het origineel bevatten, zonder wijzigingen in formulering of structuur, hoe klein of onbeduidend de wijzigingen ook mogen zijn.

Een conform exemplaar kan in een aantal gevallen worden gebruikt. Gerechtelijke systemen staan ​​het gebruik van dergelijke documenten toe en gebruiken ze vaak voor archiveringsdoeleinden. Wanneer dit het geval is, wordt de kopie getypt en exact zo gemaakt als het origineel. Bovendien worden alle notities die met de hand zijn geschreven in de marges in het document opgenomen. Een griffier vergelijkt de kopie met het origineel om ervoor te zorgen dat alle aspecten van de twee documenten hetzelfde zijn, inclusief datums. Als de handtekening van een rechter op het origineel staat, kan de rechter de conforme kopie ook ondertekenen of kan de naam van de rechter worden getypt en in de juiste velden worden gedateerd. Zodra de vergelijking is voltooid en de bediende bepaalt dat de documenten spiegels van elkaar zijn, wordt de kopie gestempeld en krijgt deze een datum van indiening.

Bedrijven maken ook gebruik van dit formaat. Dit is vaak het geval wanneer meerdere afdelingen toegang nodig hebben tot contracten en andere belangrijke documenten. De originele ondertekende documenten worden meestal op een veilige locatie bewaard, terwijl een conforme kopie of kopieën beschikbaar worden gesteld voor algemeen gebruik tussen de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Deze aanpak zorgt ervoor dat er altijd een kopie van het originele ondertekende document bij de hand is, maar biedt uitgebreide toegang tot de algemene voorwaarden van een bepaald document voor degenen die deze informatie nodig hebben om klanten te helpen of anderszins hun werkgerelateerde taken uit te voeren.

Dezelfde persoon die als ondertekenaar op het originele document diende, kan een conform exemplaar ondertekenen. Als dit niet mogelijk of praktisch is, kan de naam van de persoon in het handtekeningveld worden ingevoerd. Op dezelfde manier is het mogelijk om een ​​conform exemplaar te certificeren of notarieel te maken. Deze actie wordt echter meestal als onnodig beschouwd.