適合コピーとは何ですか？

適合コピーとは、元のドキュメントのコピーを単純に複製できない場合に作成されるドキュメントの正確なコピーです。 基本的に、これにより、適合したコピーが元のコピーになります。 このタイプのコピーであるためには、文書に元のすべての要素が含まれている必要があります。変更がどんなに小さくても取るに足らないものであっても、文言や構造に変更はありません。

適合コピーは、多くのインスタンスで使用できます。 裁判所のシステムでは、そのような文書の使用が許可されており、多くの場合、提出目的で使用されます。 この場合、コピーは元のとおりに入力および作成されます。 さらに、マージンに手書きされた表記もすべてドキュメントに含まれます。 裁判所書記官は、コピーをオリジナルと比較して、日付を含む2つのドキュメントのすべての側面が同じであることを確認します。 ジャッジの署名が原本に記載されている場合、ジャッジは適合したコピーにも署名するか、ジャッジの名前を適切なフィールドに入力して日付を記入することができます。 比較が完了し、事務員がドキュメントが相互のミラーであると判断すると、コピーにスタンプが押され、提出日が割り当てられます。

企業もこの形式を利用しています。 これは、多くの場合、複数の部門が契約書やその他の重要なドキュメントにアクセスする必要がある場合です。 通常、元の署名済みドキュメントは安全な場所に保持されますが、組織内のさまざまな部門間で適合コピーが一般的に使用できるようになります。 このアプローチにより、元の署名済みドキュメントのコピーが常に手元にあることが保証されますが、この情報を必要とするユーザーが特定のドキュメントの契約条件に広範囲にアクセスして、クライアントを支援したり、仕事関連のタスクを実行したりできます。

元の文書で署名者を務めた同じ個人が、適合したコピーに署名する場合があります。 これが不可能または実用的でない場合、個人の名前が署名フィールドに入力される場合があります。 同様に、適合したコピーを認証または公証することもできます。 ただし、このアクションは通常、不要と見なされます。