Hva er en konfigurert kopi?
Konformerte kopier er eksakte kopier av et dokument som er utarbeidet når det ikke er mulig å bare duplisere en kopi av originaldokumentet. I hovedsak gjør dette det konformerte eksemplaret til en gjenoppretting av originalen. For å være denne typen kopi, må dokumentet inneholde alle elementene i originalen, uten endringer i ordlyden eller strukturen, uansett hvor små eller ubetydelige endringene kan vises.
En samsvarende kopi kan brukes i flere tilfeller. Domstolsystemer tillater bruk av slike dokumenter, og bruker dem ofte til arkiveringsformål. Når dette er tilfelle, skrives og konstrueres kopien nøyaktig som originalen. I tillegg vil eventuelle notasjoner som er håndskrevet i marginene også inkluderes på dokumentet. En dommerfullmektig vil sammenligne kopien med originalen for å sikre at alle aspekter av de to dokumentene er like, inkludert datoer. Hvis en dommerens signatur vises på originalen, kan dommeren også signere det samsvarte eksemplaret, eller dommerens navn kan skrives inn og dateres i de aktuelle feltene. Når sammenligningen er fullført og ekspeditøren bestemmer at dokumentene er speil for hverandre, blir kopien stemplet og tildelt en arkiveringsdato.
Bedrifter benytter seg også av dette formatet. Dette er ofte tilfelle når flere avdelinger trenger tilgang til kontrakter og andre viktige dokumenter. De originale signerte dokumentene opprettholdes vanligvis på et sikkert sted, mens en samsvarende kopi eller kopier blir gjort tilgjengelig for generell bruk blant de forskjellige avdelingene i organisasjonen. Denne tilnærmingen sikrer at det alltid er en kopi av det originale signerte dokumentet på hånden, men gir bred tilgang til vilkårene for et gitt dokument for de som trenger denne informasjonen for å hjelpe klienter eller på annen måte utføre sine arbeidsrelaterte oppgaver.
Den samme personen som fungerte som underskriver på originaldokumentet kan signere en samsvarende kopi. Hvis dette ikke er mulig eller praktisk, kan individets navn legges inn i signaturfeltet. På samme måte er det mulig å sertifisere eller notarize en samsvarende kopi. Imidlertid anses denne handlingen vanligvis som unødvendig.