Qu'est-ce qu'une copie conforme?
Les copies conformes sont des copies exactes d'un document qui est préparé lorsqu'il n'est pas possible de simplement dupliquer une copie du document original. Cela fait essentiellement de la copie conforme une recréation de l'original. Pour constituer ce type de copie, le document doit inclure tous les éléments de l'original, sans modification de libellé ni de structure, peu importe la taille ou l'insignifiance des modifications.
Une copie conforme peut être utilisée dans un certain nombre d'instances. Les systèmes judiciaires permettent l'utilisation de tels documents et les utilisent souvent à des fins de classement. Dans ce cas, la copie est dactylographiée et construite exactement comme l’original. De plus, toute mention manuscrite dans les marges sera également incluse dans le document. Un greffier comparera la copie à l'original pour s'assurer que tous les aspects des deux documents sont identiques, y compris les dates. Si la signature d'un juge apparaît sur l'original, le juge peut également signer la copie conforme ou le nom du juge peut être dactylographié et daté dans les champs appropriés. Lorsque la comparaison est terminée et que le greffier détermine que les documents sont des miroirs les uns des autres, la copie est estampillée et une date de classement est attribuée.
Les entreprises utilisent également ce format. C'est souvent le cas lorsque plusieurs ministères ont besoin d'accéder à des contrats et à d'autres documents importants. Les documents originaux signés sont généralement conservés dans un emplacement sécurisé, tandis qu'une ou plusieurs copies conformes sont mises à la disposition des différents départements de l'organisation pour une utilisation générale. Cette approche garantit qu’il existe toujours une copie du document original signé, tout en permettant un accès généralisé aux termes et conditions d’un document donné à ceux qui ont besoin de ces informations pour aider les clients ou effectuer leurs tâches professionnelles.
La même personne qui a signifié le document original peut signer une copie conforme. Si cela n'est pas possible ou pratique, le nom de la personne peut être entré dans le champ de signature. De la même manière, il est possible de certifier ou de certifier une copie conforme. Cependant, cette action est généralement considérée comme inutile.