Hva er kontoavstemming?

Enten man forvalter et husholdningsbudsjett med bruk av en personlig brukskonto eller jobber i regnskapsavdelingen i en bedrift, er sjansen stor for at de fleste vil delta i avstemming av kontoer med jevne mellomrom. I hovedsak har denne prosessen å gjøre for å sikre at mengden av likvide midler som er vist i sjekkheftet er identisk med kontosaldoen som vises på en kontoutskrift fra samme dato.

Et av de første verktøyene som trengs for effektiv avstemming av kontoer, er dokumentasjon for hver transaksjon som gjennomføres i den aktuelle perioden. Folk bør føre alle innskuddsslipp, poster over uttak fra minibanker, elektroniske betalinger, kansellerte sjekker og det siste settet med kontoutskrifter sammen til de har avstemt den aktuelle perioden. Hvis du raskt kan bekrefte begynnelsesbalansen for perioden og deretter gjøre rede for hver transaksjon med et dokument, vil det øke prosessen med å bekrefte at kontoinnehaveren og banken er enige, eller vil hjelpe henne med å raskt oppdage eventuelle avvik.

Hvis kontoinnehaveren finner avvik av noe slag, bør hun bruke dokumentene sine for å isolere opprinnelsen til utstedelsen og komme i kontakt med banken umiddelbart. For eksempel vil hun kanskje legge merke til at begynnelsesbalansen for perioden ikke stemmer overens med sluttbalansen for den forrige perioden, selv om alt forenes på det tidspunktet. Dette er et tegn på at hun kan trenge å snakke med finansinstitusjonen sin og finne ut hva som skjedde. Sjansen er stor for at det er en enkel feil som vil bli korrigert når den blir gjort oppmerksom på banken. Uten å ha dokumentene i orden og forene kontoen, kan imidlertid avviket gå upåaktet hen i flere måneder og bli veldig vanskelig å spore opp.

Kontohavere bør huske å sette av et bestemt tidspunkt hver måned for avstemming av kontoer. Å sette av oppgaven vil ganske enkelt gjøre det vanskeligere. Selv om dette kanskje ikke er et stort problem med det første, må folk huske på at hvis det er noe å forske på, er det mye lettere å gjøre etterforskningen før enn senere. Dette gjelder spesielt i virksomheten, der en ansatt med et autorisert debetkort på en reisekonto kan ha unnlatt å skifte kvittering. Å jogge hans eller hennes minne og få en kopi av kvitteringen vil være mye lettere hvis hendelsen skjedde i løpet av de to siste ukene i stedet for for to måneder siden.