¿Qué es un valor administrativo?
El valor administrativo es la evaluación de la importancia de un registro comercial para las operaciones diarias. Los registros considerados tienen valor administrativo se mantienen en el archivo o se usan regularmente en la realización de negocios. Esta categorización de registros comerciales impulsa la política de retención de documentos de una empresa y puede tener implicaciones legales en una variedad de circunstancias, como en respuesta a una solicitud de descubrimiento durante el litigio o de conformidad con una auditoría fiscal.
Los registros comerciales son el elemento vital de las operaciones. El rastro de papel de las transacciones es la forma en que una empresa cumple con sus obligaciones gubernamentales de demostrar el cumplimiento de la ley. Se requiere que las empresas documenten las ventas para corroborar el pago de los impuestos sobre la renta, así como los registros del estado de los empleados para demostrar la elegibilidad laboral y corroborar las horas trabajadas. Las políticas y procedimientos generalmente están comprometidos con el papel, que crean un registro histórico del cambio en las políticas con el tiempo.
estos requisitos, junto con necesidades internas e industriaLos estándares significan que cada registro que produce una empresa debe evaluarse por su valor administrativo. Una empresa determina si el registro es algo que debe o debe mantenerse durante un cierto período de tiempo, o si puede destruirse sin consecuencias. Las empresas más grandes generalmente establecerán una política de retención de documentos que ayude a los empleados a determinar el valor de los documentos para que los tipos de registros comerciales que se conservan sean uniformes en toda la empresa.
Las empresas más pequeñas rara vez diseñan una política formal de retención de documentos, pero la determinación del valor administrativo no es menos importante en un entorno de una pequeña empresa. El mantenimiento de registros inadecuado puede sacar a cualquier empresa del negocio. Por ejemplo, una empresa que entra en contratos de servicios generalmente proporciona al cliente el derecho de auditar sus registros de actividad de la cuenta. Si no se mantienen registros administrativos adecuados, el clientepuede demandar por una devolución de pagos realizados. En un entorno de ventas minoristas, la defensa exitosa de una demanda por deslizamiento y caída podría depender de las políticas y procedimientos escritos que los empleados recibieron como parte de su capacitación laboral inicial.
El valor administrativo también juega un papel en un contexto público para supervisión y fines históricos. El público generalmente tiene interés en las operaciones diarias de funcionarios y oficinas gubernamentales, y algunos países tienen leyes que dan derecho al público a acceder a los registros del gobierno, como la Ley de Libertad de Información en los Estados Unidos. Una evaluación del valor administrativo a menudo determina qué registros deben mantenerse y qué se puede triturar mientras cumple con la ley. Sin este énfasis en el valor de ciertos documentos comerciales, gran parte de la historia transaccional de empresas, agencias y organizaciones se perdería.