Hva er en administrativ verdi?

Administrativ verdi er vurderingen av viktigheten av en forretningsrekord for den daglige driften. Registreringer som anses for å ha administrativ verdi oppbevares eller blir brukt regelmessig for å drive virksomhet. Denne kategoriseringen av virksomhetsregister driver et selskaps dokumentoppbevaringspolitikk og kan ha juridiske implikasjoner under en rekke omstendigheter, for eksempel som svar på en funnforespørsel under rettssaker eller i henhold til en skatterevisjon.

Forretningsrekorder er livsnerven i driften. Papirsporet av transaksjoner er måten et selskap oppfyller sine regjeringsforpliktelser for å bevise at loven overholdes. Virksomheter er pålagt å dokumentere salg for å underbygge betaling av inntektsskatt samt registrere status for ansatte for å bevise arbeidsberettigelse og for å underbygge arbeidstimer. Retningslinjer og prosedyrer er vanligvis forpliktet til papir, som skaper en historisk oversikt over endringen i retningslinjene over tid.

Disse kravene, sammen med interne behov og bransjestandarder, gjør at hver post et selskap produserer må vurderes for sin administrative verdi. Et selskap bestemmer om posten er noe som må eller bør føres i en viss tid, eller om den kan ødelegges uten konsekvenser. Større virksomheter vil vanligvis etablere en politikk for lagring av dokumenter som hjelper de ansatte til å bestemme verdien av dokumenter, slik at slags virksomhetsoppføringer som blir oppbevart er enhetlige i hele selskapet.

Mindre selskaper utformer sjelden en formell dokumentoppbevaringspolitikk, men bestemmelsen av administrativ verdi er ikke mindre viktig i et lite fast miljø. Mangelfull journalføring kan sette ethvert selskap ut av virksomheten. For eksempel gir et selskap som inngår kontrakter for tjenester, kunden rett til å revidere sine poster over kontoaktivitet. Hvis det ikke føres riktige administrative poster, kan klienten saksøke for retur av betalinger. I et detaljhandelsmiljø kan vellykket forsvar av en sak og fall søksmål avhenge av de skriftlige retningslinjene og prosedyrene som de ansatte fikk som ledd i den første jobbopplæringen.

Administrativ verdi spiller også en rolle i en offentlig kontekst for tilsyn og historiske formål. Offentligheten har vanligvis en interesse i den daglige driften av myndighetspersoner og kontorer, og noen land har lover som gir publikum rett til å få tilgang til regjeringsregister, for eksempel Freedom of Information Act i USA. En vurdering av administrativ verdi avgjør ofte hvilke poster som må føres og hva som kan makuleres mens lovene overholdes. Uten denne vektleggingen av verdien av visse forretningsdokumenter, ville mye av transaksjonshistorikken til bedrifter, byråer og organisasjoner gå tapt.