Co je administrativní hodnota?
Administrativní hodnota je posouzení důležitosti obchodního záznamu pro každodenní provoz. Záznamy, o nichž se má za to, že mají administrativní hodnotu, jsou vedeny v evidenci nebo pravidelně používány při podnikání. Tato kategorizace obchodních záznamů řídí politiku uchovávání dokumentů společnosti a může mít právní důsledky za různých okolností, například v reakci na žádost o objevení během soudního řízení nebo na základě daňové kontroly.
Obchodní záznamy jsou životním prostředím provozu. Papírová stezka transakcí je způsob, jakým společnost plní své vládní závazky, aby prokázala dodržování zákona. Podniky jsou povinny zdokumentovat prodej, aby doložily platbu daně z příjmu, jakož i záznamy o stavu zaměstnanců, aby prokázaly způsobilost k práci a doložily odpracované hodiny. Zásady a postupy jsou obvykle zavázány k práci na papíře, které vytvářejí historický záznam změn politik v průběhu času.
Tyto požadavky spolu s interními potřebami a průmyslovými standardy znamenají, že každý záznam, který společnost vytváří, musí být posouzen z hlediska administrativní hodnoty. Společnost určuje, zda je záznam něco, co musí nebo musí být uchováváno po určitou dobu, nebo zda může být zničeno bez následků. Větší podniky obvykle zavedou zásady uchovávání dokumentů, které zaměstnancům pomohou určit hodnotu dokumentů tak, aby uchovávané druhy obchodních záznamů byly v celé společnosti jednotné.
Menší společnosti jen zřídka vytvářejí formální politiku uchovávání dokumentů, ale stanovení administrativní hodnoty není v malém firemním prostředí neméně důležité. Nedostatečné vedení záznamů může vést k tomu, že každá společnost přestane fungovat. Například společnost, která uzavírá smlouvy o službách, obvykle poskytuje klientovi právo provádět audit svých záznamů o činnosti účtu. Pokud nejsou vedeny řádné administrativní záznamy, může klient zažalovat vrácení provedených plateb. V prostředí maloobchodního prodeje by mohla úspěšná obhajoba žaloby záviset na písemných zásadách a postupech, které zaměstnanci obdrželi v rámci svého počátečního školení.
Administrativní hodnota také hraje roli ve veřejném kontextu pro dohled a historické účely. Veřejnost má obvykle zájem na každodenním provozu vládních úředníků a úřadů a některé země mají zákony, které opravňují veřejnost k přístupu k vládním záznamům, jako je například zákon o svobodě informací v USA. Posouzení administrativní hodnoty často určuje, jaké záznamy musí být vedeny a co lze skartovat při dodržení zákona. Bez tohoto důrazu na hodnotu určitých obchodních dokumentů by se ztratila velká část transakční historie podniků, agentur a organizací.