管理上の価値とは

管理上の価値とは、日常業務におけるビジネス記録の重要性の評価です。 管理上の価値があるとみなされる記録は、ファイルに保管されるか、ビジネスを行う際に定期的に使用されます。 このビジネスレコードの分類は、企業のドキュメント保持ポリシーを推進し、訴訟中の発見要求への対応や税務調査など、さまざまな状況で法的意味を持つ可能性があります。

業務記録は業務の生命線です。 取引のペーパートレイルは、企業が法律の遵守を証明する政府の義務を果たす方法です。 企業は、労働資格を証明し、労働時間を実証するために、従業員のステータスの記録と同様に、所得税の支払いを実証するために売上を記録する必要があります。 ポリシーと手順は通常、紙にコミットされており、時間の経過に伴うポリシーの変更の履歴記録を作成します。

これらの要件は、内部のニーズと業界標準とともに、企業が作成するすべてのレコードが管理上の価値について評価されなければならないことを意味します。 会社は、記録が一定期間保持する必要がある、または保持する必要があるものであるか、または結果なしで破棄できるかどうかを決定します。 大企業では通常、従業員がドキュメントの価値を判断できるドキュメント保存ポリシーを確立し、保存されるビジネスレコードの種類が会社全体で統一されるようにします。

中小企業が正式なドキュメント保存ポリシーを設計することはめったにありませんが、小規模企業環境では管理上の価値の決定が重要です。 不適切な記録管理は、あらゆる企業を廃業に追い込む可能性があります。 たとえば、サービスの契約を締結する会社は通常、クライアントにアカウントアクティビティの記録を監査する権利を提供します。 適切な管理記録が保持されていない場合、クライアントは支払いの返還を求めることができます。 小売販売環境では、スリップアンドフォール訴訟の防御が成功するかどうかは、従業員が最初の職業訓練の一環として受け取った文書化されたポリシーと手順に依存する可能性があります。

管理上の価値は、監視および歴史的な目的のために、公共の文脈でも役割を果たします。 国民は通常、政府職員や事務所の日常業務に関心があり、一部の国には、米国の情報公開法など、国民が政府の記録にアクセスすることを認める法律があります。 行政上の価値の評価は、多くの場合、法律を順守しながらどの記録を保持し、何を細断処理できるかを決定します。 特定のビジネス文書の価値を重視しないと、ビジネス、代理店、および組織の取引履歴の多くが失われます。