Vad är ett administrativt värde?
Administrativt värde är bedömningen av vikten av ett företagsrekord för den dagliga verksamheten. Poster som anses ha administrativt värde lagras eller används regelbundet för att bedriva verksamhet. Denna kategorisering av företagsregister driver ett företags dokument för lagring av dokument och kan ha juridiska konsekvenser under olika omständigheter, till exempel som svar på en upptäcktsbegäran under rättegång eller i enlighet med en skatterevision.
Affärsrekord är livsnerven i verksamheten. Pappersspåren med transaktioner är det sätt som ett företag uppfyller sina statliga skyldigheter för att bevisa att lagen följs. Företagen måste dokumentera försäljning för att underbygga betalning av inkomstskatter samt register över anställdas status för att bevisa att arbetet är berättigat och för att underbygga arbetade timmar. Politik och rutiner är vanligtvis förbundna med papper, vilket skapar en historisk redogörelse för förändringar i policyer över tid.
Dessa krav, tillsammans med interna behov och industristandarder, innebär att varje post som ett företag producerar måste bedömas för sitt administrativa värde. Ett företag bestämmer om posten är något som måste eller bör hållas under en viss tid eller om det kan förstöras utan konsekvenser. Större företag kommer vanligtvis att upprätta en policy för lagring av dokument som hjälper anställda att bestämma värdet på dokument så att de typer av affärsregister som behålls är enhetliga i hela företaget.
Mindre företag utformar sällan en formell policy för lagring av dokument, men fastställandet av administrativt värde är inte mindre viktigt i en liten fast miljö. Otillräcklig journalföring kan sätta ut alla företag. Till exempel ger ett företag som ingår avtal om tjänster vanligtvis kunden rätt att granska sina register över kontoaktivitet. Om det inte finns behöriga administrativa register kan klienten stämma för återbetalning. I en detaljhandelsförsäljningsmiljö kan det framgångsrika försvaret för en ansökan om slip och fall bero på de skriftliga policys och rutiner som de anställda fick som en del av sin första utbildning.
Administrativt värde spelar också en roll i ett offentligt sammanhang för övervakning och historiska ändamål. Allmänheten har vanligtvis ett intresse av den dagliga verksamheten hos statliga tjänstemän och kontor, och vissa länder har lagar som ger allmänheten tillgång till statliga register, till exempel lagen om frihetsinformation i USA. En bedömning av det administrativa värdet avgör ofta vilka register som måste föras och vad som kan strimlas samtidigt som lagen följer. Utan denna betoning på värdet av vissa affärsdokument skulle en stor del av transaktionshistoriken för företag, byråer och organisationer försvinna.