Vad är kassaflödesprogramvara?

Kassaflödesmjukvara är ett sätt att hålla reda på tidslinjen för dina inkomster och utgifter på en dator. Det riktar sig vanligtvis till företag snarare än individer. För de flesta företag kommer det att vara ett mycket användbart verktyg, men det är viktigt att välja programvara som passar dina behov.

Det är viktigt att notera att kassaflödet inte är detsamma som lönsamhet. Kassaflödet mäter inte hur mycket pengar du har in och går ut totalt. Istället spårar den tid för dessa transaktioner så att du kan förutsäga vad ditt banksaldo kommer att vara vid en viss tidpunkt. Detta kan låta dig upptäcka tider när du inte har tillräckligt med kontanter för dina åtaganden och vidta lämpliga åtgärder som att få en kassakredit, be om att försena betalningar eller insistera på att du får pengar tidigare.

Med kassaflödesprogramvara kan du automatisera processen för att spåra framtida betalningar. Det är särskilt användbart eftersom det enkelt kan hantera förändringar. Medan du kan planera dina framtida utgifter och inkomster för hand, kan en enda förändring, till exempel en betalning som försenas eller en vanlig kostnadsändring, innebära att du måste beräkna från grunden. Kassaflödesprogramvaran uppdaterar automatiskt alla framtida siffror för att återspegla dessa förändringar.

För individer och företag med mycket enkla inställningar kan dedicerad kassaflödesprogramvara vara onödig. Ett enkelt kalkylprogram som Excel eller ett alternativ kan räcka. Du kan antingen använda färdiga mallar eller ställa in ditt eget dokument för att hålla reda på siffrorna. Mer komplicerade företag kommer dock att dra nytta av dedicerad programvara.

Du bör leta efter kassaflödesprogramvara som erbjuder tillräcklig flexibilitet. Vissa grundläggande system mäter bara kassaflödet varje vecka eller månad. Det kan vara bra för enklare konton, men för företag som hanterar stora betalningar kan det vara nödvändigt att förutse dagligen eftersom till och med några dagars skillnad mellan pengar som går ut och går in kan få allvarliga konsekvenser.

Du bör också undersöka hur lätt det är att anpassa de kategorier som varje program använder för att organisera betalningar. Billigare program kan komma med fasta kategorier som täcker de vanligaste affärsuppsättningarna. För mer komplicerade företag kanske du kanske vill ha ett mer avancerat program som låter dig bättre kontrollera hur dina data är organiserade.

Det är viktigt att leta efter kassaflödesprogramvara som är kompatibel med all annan finansiell programvara du använder. Om du till exempel använder bokföringsprogram kan det vara mycket användbart om du enkelt kan synkronisera det med ditt kassaflödesprogram. Om du anställer en revisor, kontrollera om kassaflödesprogramvaran du funderar på att köpa är kompatibel med alla system de använder. Att välja programvara som används allmänt inom finansbranschen kan också göra det lättare om du försöker locka finansiering eller investeringar och behöver leverera siffror.

Om du köper online, se till att du väljer programvara som är lämplig för ditt land. Det kan verka som ett billigt alternativ att köpa ett program från en stor marknad som USA och helt enkelt mentalt ersätta referenser till amerikanska dollar med din lokala valuta. Detta kan dock se mycket oprofessionellt ut om du behöver skapa rapporter. Att använda programvara från ett annat land kan också orsaka problem med datumkonventioner. Sådan programvara kan också vara problematisk om de två olika länderna har olika juridiska konventioner eller standarder för hur du får göra kassaflödesprognoser, till exempel på det sätt som du behandlar förfallna betalningar.