Qu'est-ce qu'un logiciel de flux de trésorerie?
Le logiciel de flux de trésorerie est un moyen de garder une trace de la chronologie de vos revenus et dépenses sur un ordinateur. Il vise généralement les entreprises plutôt que les particuliers. Pour la plupart des entreprises, ce sera un outil très utile, mais il est important de choisir un logiciel adapté à vos besoins.
Il est important de noter que les flux de trésorerie ne sont pas la même chose que la rentabilité. Le flux de trésorerie ne mesure pas le montant total de vos entrées et sorties. Au lieu de cela, il suit le temps de ces transactions afin que vous puissiez prévoir le solde de votre banque à un moment donné. Cela peut vous permettre de repérer des moments où vous ne disposerez pas de suffisamment de liquidités pour vos engagements et de prendre les mesures appropriées, comme obtenir un découvert, demander de retarder les paiements ou exiger que vous receviez de l'argent plus tôt.
Le logiciel de flux de trésorerie vous permet d’automatiser le processus de suivi des paiements futurs. C'est particulièrement utile car il peut facilement faire face aux changements. Vous pouvez planifier vos dépenses et vos revenus futurs manuellement, mais un simple changement, tel qu'un retard de paiement ou une modification des frais courants, peut vous obliger à recalculer à partir de zéro. Le logiciel de flux de trésorerie mettra automatiquement à jour tous les chiffres futurs pour refléter ces changements.
Pour les particuliers et les entreprises dont la configuration est très simple, un logiciel dédié aux flux de trésorerie peut s'avérer inutile. Un simple tableur tel qu'Excel ou une alternative peut suffire. Vous pouvez soit utiliser des modèles prédéfinis, soit créer votre propre document pour suivre les figures. Cependant, les entreprises plus complexes bénéficieront d'un logiciel dédié.
Vous devriez rechercher un logiciel de trésorerie qui offre suffisamment de flexibilité. Certains systèmes de base ne mesurent les flux de trésorerie que sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Cela peut convenir pour des comptes plus simples, mais pour les entreprises qui effectuent des paiements importants, il peut être nécessaire de prévoir quotidiennement, car même quelques jours de décalage entre les entrées et les sorties d'argent peuvent avoir de graves conséquences.
Vous devez également vérifier à quel point il est facile de personnaliser les catégories utilisées par chaque programme pour organiser les paiements. Les programmes les moins chers peuvent comporter des catégories fixes couvrant la plupart des configurations d’entreprise courantes. Toutefois, pour les entreprises plus complexes, vous souhaiterez peut-être un programme plus avancé vous permettant de mieux contrôler la manière dont vos données sont organisées.
Il est important de rechercher un logiciel de flux de trésorerie compatible avec tout autre logiciel financier que vous utilisez. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il peut s'avérer extrêmement utile de pouvoir le synchroniser facilement avec votre logiciel de gestion de la trésorerie. Si vous embauchez un comptable, vérifiez si le logiciel de gestion de la trésorerie que vous envisagez d'acheter est compatible avec tous les systèmes utilisés. Le choix d'un logiciel largement utilisé dans le secteur financier peut également faciliter la tâche si vous essayez d'attirer des financements ou des investissements et que vous devez fournir des chiffres.
Si vous achetez en ligne, assurez-vous de choisir un logiciel adapté à votre pays. Il peut sembler être une option peu coûteuse d’acheter un programme d’un grand marché comme les États-Unis et de remplacer simplement mentalement les références aux dollars américains par votre devise locale. Toutefois, cela peut paraître très peu professionnel si vous devez créer des rapports. L'utilisation de logiciels d'un autre pays peut également entraîner des problèmes avec les conventions de date. Un tel logiciel pourrait également poser problème si les deux pays ont des conventions juridiques ou des normes différentes sur la manière dont vous êtes autorisé à faire des prévisions de trésorerie, par exemple sur la manière dont vous traitez les paiements en retard.