Wat is een administratieve waarde?

Administratieve waarde is de beoordeling van het belang van een bedrijfsrecord voor de dagelijkse activiteiten. Documenten die geacht worden administratieve waarde te hebben, worden bewaard of regelmatig gebruikt voor het uitvoeren van zaken. Deze categorisatie van bedrijfsdocumenten is bepalend voor het beleid voor het bewaren van documenten van een bedrijf en kan juridische implicaties hebben in verschillende omstandigheden, zoals in reactie op een ontdekkingsverzoek tijdens een rechtszaak of in het kader van een belastingcontrole.

Bedrijfsrecords vormen de levensader van activiteiten. Het papieren spoor van transacties is de manier waarop een bedrijf voldoet aan zijn overheidsverplichtingen om de naleving van de wet te bewijzen. Bedrijven zijn verplicht om de verkoop te documenteren om de betaling van inkomstenbelastingen te onderbouwen, evenals gegevens over de status van werknemers om aan te tonen dat ze in aanmerking komen en gewerkte uren te onderbouwen. Beleid en procedures zijn doorgaans gericht op papier, waarmee een historisch overzicht wordt gemaakt van de wijziging van het beleid in de loop van de tijd.

Deze vereisten, samen met interne behoeften en industriestandaarden, betekenen dat elk record dat een bedrijf produceert, moet worden beoordeeld op zijn administratieve waarde. Een bedrijf bepaalt of het record iets is dat gedurende een bepaalde tijd moet of moet worden bewaard, of dat het zonder gevolgen kan worden vernietigd. Grotere bedrijven zullen doorgaans een documentbewaarbeleid opstellen dat werknemers helpt de waarde van documenten te bepalen, zodat de soorten bedrijfsdocumenten die worden bewaard, uniform zijn in het hele bedrijf.

Kleinere bedrijven ontwerpen zelden een formeel beleid voor het bewaren van documenten, maar de bepaling van de administratieve waarde is niet minder belangrijk in een omgeving met een klein bedrijf. Onvoldoende administratie kan elk bedrijf failliet laten gaan. Een bedrijf dat bijvoorbeeld contracten voor diensten sluit, geeft de klant doorgaans het recht om zijn administratie van accountactiviteit te controleren. Als de juiste administratieve gegevens niet worden bijgehouden, kan de klant een terugvordering van betalingen aanvragen. In een verkoopomgeving in de detailhandel kan de succesvolle verdediging van een slip and fall-rechtszaak afhangen van de schriftelijke beleidslijnen en procedures die werknemers ontvingen als onderdeel van hun initiële baantraining.

Administratieve waarde speelt ook een rol in een publieke context voor toezicht en historische doeleinden. Het publiek heeft doorgaans belang bij de dagelijkse activiteiten van overheidsfunctionarissen en -kantoren, en sommige landen hebben wetten die het publiek recht geven op toegang tot registers, zoals de Freedom of Information Act in de VS. Een beoordeling van de administratieve waarde bepaalt vaak welke gegevens moeten worden bewaard en wat kan worden versnipperd terwijl de wet wordt nageleefd. Zonder deze nadruk op de waarde van bepaalde zakelijke documenten zou een groot deel van de transactiegeschiedenis van bedrijven, agentschappen en organisaties verloren gaan.