¿Qué es una lista de proveedores aprobados?

Una lista de proveedores aprobados (AVL) es una lista de varios tipos de proveedores y proveedores que una compañía ha acordado que cumple con sus estándares en términos de calidad y precio, y cuenta con agentes de compras autorizados y otros dentro de la estructura de la compañía para realizar pedidos cuando y cuando necesario. Junto con las empresas, las organizaciones sin fines de lucro e incluso los departamentos gubernamentales también suelen armar una lista de proveedores aprobados para usar en todo, desde almacenar las máquinas expendedoras en un área de descanso para empleados hasta la compra de equipos de alto precio para su uso en una operación de fabricación. Por lo general, cualquier proveedor que desee ser agregado a la lista de proveedores aprobados de una compañía u otra organización debe cumplir y mantener estándares estrictos establecidos por el cliente.

Si bien los requisitos para la inclusión en una lista de proveedores aprobados varían de una situación a otra, la necesidad de proporcionar bienes o servicios de alta calidad a precios competitivos a menudo es esencial. Los clientes también pueden evaluar atributos como la capacidad del proveedor para llenar rápidamente grandes cantidades como parte de un pedido, administrando eficazmente los pedidos recurrentes o permanentes sin fallas, y administrando el proceso de entrega de una manera que el cliente considere oportuna y eficiente. La mayoría de las compañías y agencias gubernamentales tendrán criterios específicos que cualquier proveedor debe cumplir antes de ser considerado para su inclusión en la lista, y a menudo compartirán esos criterios con cualquier proveedor que esté interesado en hacer negocios con la compañía.

Uno de los beneficios de ser una lista de proveedores aprobados es que muchas compañías con este tipo de acuerdo implementado insisten en que los pedidos se realicen solo con los proveedores que están en la lista. A veces conocido como un acuerdo de proveedor de elección, esto significa que a menos que un proveedor de esa lista aprobada no pueda completar un pedido dentro del plazo permitido, los agentes y otras personas de la compañía que estén autorizadas para realizar pedidos deben usar un proveedor aprobado. Esto significa que estar en la lista a menudo asegurará un flujo constante de volumen de negocios del cliente, siempre que el proveedor no haga nada para poner en peligro ese estado aprobado.

Para que se le otorgue un lugar en una lista de proveedores aprobados, no es inusual que un proveedor extienda los precios con descuento u ofrezca otras ventajas como un medio para asegurar el negocio del cliente. Los términos que rodean los precios con descuento y otros beneficios generalmente se documentan en algún tipo de acuerdo contractual, como un acuerdo de compra por volumen o algún otro tipo de documento que encierra los precios y los términos por un período específico de tiempo. Por lo general, un cliente que esté dispuesto a comprometerse con un mayor volumen de compras durante ese período de tiempo recibirá mayores descuentos, una estrategia que ayuda a administrar los costos al final del cliente y al mismo tiempo permite que el proveedor proyecte las necesidades de producción e inventario basadas en esos compromisos .