¿Qué es un asistente administrativo ejecutivo?
Un asistente administrativo ejecutivo es la persona que brinda apoyo integral de gestión ejecutiva, normalmente en un entorno corporativo o comercial. Puede trabajar exclusivamente para un gerente o servir a un equipo de gerentes ejecutivos. Su trabajo es multifacético y generalmente requiere habilidades organizativas ejemplares.
Tradicionalmente, se percibe que este puesto tiene muchos más deberes y responsabilidades que el de secretario o asistente administrativo. Aunque las habilidades de secretaria son importantes para ser un asistente administrativo ejecutivo exitoso, el trabajo generalmente implica manejar también los asuntos comerciales diarios del ejecutivo. Los deberes de este trabajo también pueden cruzar comúnmente el ámbito de la asistencia personal.
El objetivo principal de un asistente administrativo ejecutivo competente es típicamente hacer que la vida comercial del ejecutivo funcione sin problemas y de manera eficiente. Esto generalmente requiere una excelente gestión del tiempo y habilidades de priorización de proyectos. El asistente administrativo ejecutivo normalmente tiene acceso diario al calendario de su jefe para que puedan planificar mutuamente reuniones, viajes y citas sociales.
Un asistente administrativo ejecutivo es normalmente el primer contacto para las comunicaciones profesionales del ejecutivo. Comúnmente es el enlace entre el ejecutivo y la gerencia inferior. Cuando los clientes o proveedores externos requieren contacto con el ejecutivo, este asistente generalmente revisa las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, los visitantes no programados y organiza citas de acuerdo con los deseos de su jefe.
Las tareas adicionales de un asistente administrativo ejecutivo con frecuencia incluyen organizar viajes y alojamiento en hoteles, preparar informes sobre actividades financieras y corporativas, y capacitar y administrar personal de apoyo de nivel inferior. La preparación de notas para comunicaciones interdepartamentales a menudo se requiere de una persona en esta posición. La revisión periódica de las políticas y los procedimientos y la discusión de posibles cambios en ellos generalmente son parte de la relación de asistente administrativo ejecutivo y ejecutivo.
Mantener contentos a los clientes y clientes suele ser una alta prioridad para una persona con este trabajo. La capacidad de comunicarse efectivamente con todo tipo de personalidades equivale al éxito. La diplomacia y el encanto a menudo son necesarios para aliviar las situaciones delicadas que pueden surgir debido a conflictos de programación, falta de comunicación o diferencias básicas de carácter.
Por lo general, se requieren excelentes habilidades informáticas para ser un asistente administrativo ejecutivo competente. Las habilidades de procesamiento de textos también son muy valoradas. El asistente generalmente es llamado por su superior para investigar competidores, vendedores y servicios y opciones de destinos de viaje. Gran parte de sus comunicaciones corporativas normalmente implican servicios de correo electrónico y mensajería electrónica.
Normalmente no se requiere un título universitario para este puesto, pero generalmente se requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente. Los cursos en operaciones informáticas, relaciones públicas o administración de oficinas son útiles, al igual que los antecedentes en soporte administrativo o ejecutivo.