Che cos'è un assistente amministrativo esecutivo?
Un assistente amministrativo esecutivo è la persona che fornisce un supporto completo alla gestione esecutiva, normalmente in un ambiente aziendale o aziendale. Può lavorare esclusivamente per un dirigente o servire un team di dirigenti. Il suo lavoro è poliedrico e generalmente richiede capacità organizzative esemplari.
Questa posizione è tradizionalmente percepita come avere molti più doveri e responsabilità rispetto a quella di un segretario o di un assistente amministrativo. Sebbene le capacità di segreteria siano importanti per essere un assistente amministrativo esecutivo di successo, il lavoro generalmente comporta anche la gestione degli affari quotidiani del dirigente. I doveri di questo lavoro possono anche comunemente attraversare il regno in assistenza personale.
L'obiettivo principale di un assistente amministrativo esecutivo competente è in genere quello di far funzionare la vita aziendale del dirigente in modo regolare ed efficiente. Ciò richiede generalmente eccellenti capacità di gestione del tempo e di prioritizzazione del progetto. L'assistente amministrativo esecutivo normalmente ha accesso quotidiano al calendario del suo capo in modo che possano pianificare reciprocamente riunioni, viaggi e appuntamenti sociali.
Un assistente amministrativo esecutivo è normalmente il primo contatto per le comunicazioni professionali del dirigente. Di solito è il collegamento tra il dirigente e la direzione inferiore. Quando i clienti esterni o i fornitori richiedono il contatto con il dirigente, questo assistente di solito controlla le telefonate, le e-mail, i visitatori non programmati e organizza gli appuntamenti che possono essere soddisfatti dei desideri del suo capo.
Le funzioni aggiuntive di un assistente amministrativo esecutivo includono spesso l'organizzazione di viaggi e alloggi in hotel, la preparazione di relazioni sulle attività finanziarie e aziendali e la formazione e la gestione del personale di supporto di livello inferiore. La preparazione di memo per comunicazioni interdipartimentali è spesso richiesta a una persona in questa posizione. Revisionare regolarmente le politiche e le procedure e discutere possibili cambiamenti in esse fanno generalmente parte del rapporto di assistente esecutivo ed esecutivo amministrativo.
Mantenere clienti e clienti felici è in genere una priorità per una persona con questo lavoro. La capacità di comunicare efficacemente con ogni tipo di personalità equivale al successo. La diplomazia e il fascino sono spesso necessari per alleviare situazioni delicate che possono sorgere a causa di conflitti di programmazione, errata comunicazione o differenze di base nel carattere.
Normalmente sono richieste eccellenti capacità informatiche per essere un assistente amministrativo esecutivo competente. Anche le capacità di elaborazione testi sono molto apprezzate. L'assistente è generalmente chiamato dal suo superiore a ricercare concorrenti, venditori e servizi e opzioni per le destinazioni di viaggio. Gran parte delle sue comunicazioni aziendali normalmente riguardano e-mail e servizi di messaggistica elettronica.
Un titolo universitario non è normalmente richiesto per questa posizione, ma è generalmente richiesto un diploma di scuola superiore o equivalente. Sono utili corsi di informatica, pubbliche relazioni o gestione degli uffici, nonché un background di supporto amministrativo o esecutivo.