Co to jest asystent administracyjny?
Asystent administracyjny wykonawczy to osoba, która zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie zarządzania, zwykle w środowisku korporacyjnym lub biznesowym. Może pracować wyłącznie dla jednego menedżera lub służyć zespołowi menedżerów wykonawczych. Jego praca jest wieloaspektowa i na ogół wymaga wzorowych umiejętności organizacyjnych.
Stanowisko to jest tradycyjnie postrzegane jako posiadające znacznie więcej obowiązków i obowiązków niż stanowisko sekretarza lub asystenta administracyjnego. Chociaż umiejętności sekretarskie są ważne, aby odnieść sukces jako asystent kierownika wykonawczego, praca zazwyczaj wiąże się również z codziennymi sprawami biznesowymi kierownictwa. Obowiązki związane z tą pracą mogą również często przekraczać królestwo w celu uzyskania osobistej pomocy.
Głównym celem kompetentnego asystenta administracyjnego jest zazwyczaj sprawne i efektywne życie biznesowe dyrektora. Zasadniczo wymaga to doskonałego zarządzania czasem i umiejętności ustalania priorytetów projektu. Asystent administracyjny zwykle ma codzienny dostęp do kalendarza swojego szefa, aby mogli wspólnie planować spotkania, wycieczki i spotkania towarzyskie.
Asystent administracyjny wykonawczy jest zwykle pierwszym kontaktem w zakresie profesjonalnej komunikacji dyrektora. Zwykle jest łącznikiem między zarządem a niższym kierownictwem. Gdy klienci zewnętrzni lub dostawcy wymagają kontaktu z dyrektorem wykonawczym, asystent ten zwykle monitoruje połączenia telefoniczne, wiadomości e-mail, nieplanowanych gości i organizuje spotkania dostosowane do życzeń szefa.
Dodatkowe obowiązki asystenta administracyjnego wykonawczego często obejmują organizowanie podróży i zakwaterowania w hotelach, przygotowywanie raportów z działalności finansowej i korporacyjnej oraz szkolenie i zarządzanie personelem pomocniczym niższego poziomu. Osoba na tym stanowisku często wymaga przygotowania notatek do komunikacji międzywydziałowej. Regularne przeglądanie zasad i procedur oraz omawianie ich ewentualnych zmian są zazwyczaj częścią relacji między wykonawczym a wykonawczym asystentem administracyjnym.
Dbanie o zadowolenie klientów i klientów jest zazwyczaj najwyższym priorytetem dla osoby wykonującej tę pracę. Umiejętność skutecznego komunikowania się z różnymi osobowościami jest równoznaczna z sukcesem. Wymagana jest często dyplomacja i urok, aby złagodzić delikatne sytuacje, które mogą powstać z powodu konfliktów w harmonogramie, nieporozumień lub podstawowych różnic w charakterze.
Aby być kompetentnym asystentem administracyjnym, zwykle wymagane są doskonałe umiejętności obsługi komputera. Bardzo cenione są również umiejętności edytowania tekstu. Asystent jest zwykle wzywany przez swojego przełożonego do badania konkurentów, sprzedawców oraz udogodnień i opcji miejsca docelowego podróży. Duża część jego komunikacji korporacyjnej zwykle obejmuje pocztę elektroniczną i elektroniczne usługi przesyłania wiadomości.
Na tym stanowisku zwykle nie jest wymagany stopień naukowy, ale na ogół wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny. Pomocne są kursy z obsługi komputera, public relations lub zarządzania biurem, a także zaplecze administracyjne lub wykonawcze.