Vad är en verkställande administrativ assistent?
En verkställande administrativ assistent är personen som ger omfattande support för verkställande ledning, normalt i en företags- eller affärsmiljö. Han kan arbeta uteslutande för en chef eller betjäna ett team av verkställande chefer. Hans jobb är mångfacetterat och kräver generellt föredömliga organisatoriska färdigheter.
Denna position uppfattas traditionellt som att den har betydligt mer uppgifter och skyldigheter än en sekreterare eller administrativ assistent. Även om sekretariatsförmågor är viktiga för att vara en framgångsrik verkställande administrativ assistent, innebär jobbet generellt också att hantera den dagliga affärsfrågorna för verkställande direktören. Uppdrag för detta jobb kan också vanligtvis korsa riket till personlig hjälp.
Huvudmålet för en behörig verkställande administrativ assistent är vanligtvis att göra den verkställande affärslivet köra smidigt och effektivt. Detta kräver i allmänhet utmärkt tidhantering och projektprioriteringsfärdigheter. Den verkställande administrativa assistenten har normalt dagligen tillgång till sin chefs kalender så att de kan ömsesidigt planera möten, resor och sociala möten.
En verkställande administrativ assistent är vanligtvis den första kontakten för den verkställande professionella kommunikationen. Han är vanligtvis sambandet mellan den verkställande och den lägre ledningen. När externa klienter eller leverantörer kräver kontakt med verkställande, skärmar denna assistent vanligtvis telefonsamtal, e-post, oplanerade besökare och ordnar möten som är mottagliga efter chefens önskemål.
Ytterligare uppgifter för en verkställande administrativ assistent inkluderar ofta att ordna resor och hotellrum, förbereda rapporter om ekonomisk och företags verksamhet och utbildning och hantering av stödpersonal på lägre nivå. En person i denna position krävs ofta att förbereda memos för interdepartementell kommunikation. Regelbundet granskning av policyer och förfaranden och diskussion av möjliga förändringar i dem är vanligtvis en del av den verkställande och verkställande administrativa assistentrelationen.
Att hålla kunder och kunder nöjda är vanligtvis hög prioritet för en person med detta jobb. Förmågan att effektivt kommunicera med alla typer av personligheter är lika bra som framgång. Diplomati och charm krävs ofta för att underlätta känsliga situationer som kan uppstå på grund av schemaläggningskonflikter, felkommunikation eller grundläggande karaktärskillnader.
Utmärkta datorkunskaper krävs vanligtvis för att vara en kompetent verkställande administrativ assistent. Ordbehandlingsfärdigheter är också högt uppskattade. Assistenten uppmanas vanligtvis av sin överordnade till forskarkonkurrenter, leverantörer och resmålens bekvämligheter och alternativ. Stora delar av företagskommunikationen involverar normalt e-post och elektroniska meddelandetjänster.
En högskoleexamen krävs normalt inte för denna position men ett gymnasiet eller motsvarande krävs i allmänhet. Kurser i datorverksamhet, PR eller kontorshantering är till hjälp, liksom en bakgrund i administrativt eller verkställande stöd.