Was ist ein Assistent der Geschäftsleitung?
Ein Assistent der Geschäftsleitung ist die Person, die umfassende Unterstützung für die Geschäftsleitung bietet, normalerweise in einem Unternehmens- oder Geschäftsumfeld. Er kann ausschließlich für einen Manager arbeiten oder ein Team von Führungskräften bedienen. Sein Job ist vielfältig und erfordert in der Regel vorbildliche organisatorische Fähigkeiten.
In dieser Position werden traditionell wesentlich mehr Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahrgenommen als in der Position eines Sekretärs oder eines Verwaltungsassistenten. Obwohl Sekretariatsfähigkeiten wichtig sind, um ein erfolgreicher Assistent der Geschäftsführung zu sein, umfasst der Job im Allgemeinen auch die Erledigung der täglichen Geschäftsangelegenheiten der Geschäftsführung. Die Aufgaben dieses Jobs können sich auch häufig auf die persönliche Unterstützung auswirken.
Das Hauptziel eines kompetenten Assistenten der Geschäftsführung besteht in der Regel darin, das Geschäftsleben der Geschäftsführung reibungslos und effizient zu gestalten. Dies erfordert im Allgemeinen hervorragende Kenntnisse in Bezug auf Zeitmanagement und Projektpriorisierung. Der Assistent der Geschäftsleitung hat normalerweise täglich Zugriff auf den Kalender seines Chefs, damit er Besprechungen, Ausflüge und soziale Termine gemeinsam planen kann.
Ein Assistent der Geschäftsleitung ist normalerweise der erste Ansprechpartner für die professionelle Kommunikation der Geschäftsleitung. Er ist in der Regel die Verbindung zwischen der Geschäftsleitung und der unteren Führungsebene. Wenn externe Kunden oder Verkäufer Kontakt mit der Führungskraft benötigen, überprüft dieser Assistent normalerweise Anrufe, E-Mails und ungeplante Besucher und vereinbart Termine, die den Wünschen seines Chefs entsprechen.
Zusätzliche Aufgaben eines Assistenten der Geschäftsleitung umfassen häufig die Organisation von Reise- und Hotelunterkünften, die Erstellung von Berichten über finanzielle und geschäftliche Aktivitäten sowie die Schulung und Verwaltung von Supportmitarbeitern auf niedrigerer Ebene. Eine Person in dieser Position muss häufig Memos für die abteilungsübergreifende Kommunikation vorbereiten. Regelmäßige Überprüfungen von Richtlinien und Verfahren sowie die Erörterung möglicher Änderungen sind in der Regel Teil der Geschäftsführung und der Geschäftsführungsassistenz.
Kunden und Kunden bei Laune zu halten, hat für eine Person mit diesem Job in der Regel eine hohe Priorität. Die Fähigkeit, effektiv mit allen möglichen Persönlichkeiten zu kommunizieren, ist gleichbedeutend mit Erfolg. Diplomatie und Charme sind oft erforderlich, um heikle Situationen zu lösen, die aufgrund von Planungskonflikten, Missverständnissen oder grundsätzlichen Charakterunterschieden entstehen können.
Exzellente Computerkenntnisse sind normalerweise erforderlich, um ein kompetenter Assistent der Geschäftsführung zu sein. Textverarbeitungsfähigkeiten werden ebenfalls hoch geschätzt. Der Assistent wird in der Regel von seinem Vorgesetzten zu Forschungskonkurrenten, Anbietern und Einrichtungen und Optionen für Reiseziele hinzugezogen. Große Teile seiner Unternehmenskommunikation umfassen normalerweise E-Mail- und elektronische Nachrichtendienste.
Für diese Position ist normalerweise kein Hochschulabschluss erforderlich, aber im Allgemeinen ist ein Hochschuldiplom oder ein gleichwertiges Zeugnis erforderlich. Kurse in Computerbetrieb, Öffentlichkeitsarbeit oder Büromanagement sind ebenso hilfreich wie Hintergrundinformationen zur administrativen oder exekutiven Unterstützung.