O que é um Assistente Administrativo Executivo?
Um assistente administrativo executivo é a pessoa que fornece suporte abrangente à gerência executiva, normalmente em um ambiente corporativo ou comercial. Ele pode trabalhar exclusivamente para um gerente ou servir uma equipe de gerentes executivos. Seu trabalho é multifacetado e geralmente requer habilidades organizacionais exemplares.
Tradicionalmente, essa posição é percebida como tendo consideravelmente mais deveres e responsabilidades do que a de um secretário ou assistente administrativo. Embora as habilidades de secretariado sejam importantes para ser um assistente administrativo executivo de sucesso, o trabalho geralmente envolve lidar também com os negócios diários do executivo. Os deveres deste trabalho também podem comumente cruzar o reino em assistência pessoal.
O principal objetivo de um assistente administrativo executivo competente é tipicamente fazer com que a vida comercial do executivo corra de maneira suave e eficiente. Isso geralmente requer excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e priorização de projetos. O assistente administrativo executivo normalmente tem acesso diário ao calendário de seu chefe para que eles possam planejar mutuamente reuniões, viagens e compromissos sociais.
Um assistente administrativo executivo é normalmente o primeiro contato para as comunicações profissionais do executivo. Ele geralmente é o elo de ligação entre o executivo e a gerência inferior. Quando clientes ou fornecedores externos precisam de contato com o executivo, esse assistente geralmente monitora telefonemas, e-mails, visitantes não programados e marca compromissos de acordo com os desejos de seu chefe.
Deveres adicionais de um assistente administrativo executivo freqüentemente incluem organizar viagens e acomodações de hotel, preparar relatórios sobre atividades financeiras e corporativas e treinar e gerenciar pessoal de suporte de nível inferior. A preparação de memorandos para comunicações interdepartamentais é frequentemente exigida a uma pessoa nesta posição. A revisão regular de políticas e procedimentos e a discussão de possíveis mudanças nelas fazem parte do relacionamento do executivo e do assistente administrativo executivo.
Manter clientes e clientes felizes é normalmente uma alta prioridade para uma pessoa com esse trabalho. A capacidade de se comunicar efetivamente com todo tipo de personalidade é equivalente ao sucesso. É necessário diplomacia e charme para facilitar situações delicadas que podem surgir devido a conflitos de agendamento, falta de comunicação ou diferenças básicas de caráter.
Normalmente, é necessário ter excelentes conhecimentos de informática para ser um assistente administrativo executivo competente. As habilidades de processamento de texto também são altamente valorizadas. Geralmente, o assistente é chamado por seu superior para pesquisar concorrentes, fornecedores e comodidades e opções de destinos de viagem. Grande parte de suas comunicações corporativas normalmente envolvem serviços de email e de mensagens eletrônicas.
Normalmente, não é necessário um diploma universitário para esta posição, mas geralmente é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente. Cursos sobre operações de computadores, relações públicas ou gerenciamento de escritórios são úteis, assim como um histórico em suporte administrativo ou executivo.