¿Qué es la automatización de procesos de negocios?
La automatización de procesos comerciales, o BPA, es una estrategia que se utiliza para optimizar y optimizar los procesos esenciales utilizados para operar una empresa, utilizando la última tecnología para automatizar las funciones involucradas en la realización de esos procesos. La idea detrás de BPA es permitir que la compañía reciba el mayor beneficio utilizando todos los recursos disponibles para obtener la mejor ventaja, al tiempo que mantiene los costos de operación lo más bajos posible. Hacerlo ayuda a permitir que el negocio genere mayores ganancias y alcance un nivel de estabilidad que sería difícil de realizar sin el uso de la automatización.
Si bien hay varios enfoques diferentes para la automatización de procesos comerciales, la mayoría de las estrategias identifican tres etapas esenciales que deben tener lugar para que la automatización tenga éxito. La primera etapa se conoce como Orquestación . Durante esta fase, los gerentes trabajan con profesionales de automatización, como los desarrolladores de tecnología de la información, para evaluar las necesidades del negocio, exploren las especificacionesIFICS de cada sector de la operación comercial e identificar dónde la tecnología puede optimizar los pasos involucrados en cada uno de esos sectores. Durante la orquestación, todas las partes involucradas buscan también determinar cómo cada sector puede estar interconectado de manera más eficiente con el uso del hardware y el software correctos, y a su vez tener un impacto positivo en el esfuerzo de producción general. Es aquí donde la estrategia de automatización está definida y preparada para la implementación dentro de la cultura de la empresa.
Después de la orquestación, la siguiente fase de automatización de procesos comerciales se conoce como integración . Durante esta fase, cada departamento dentro de la empresa se introduce incrementalmente en la nueva tecnología. Una vez que los avances están en su lugar y funcionan, se aborda el próximo departamento en el proceso de implementación, con la secuencia continuando hasta que todos los sectores de la compañía no estén involucrados con la AUtomation. Este enfoque incremental permite identificar e implementar rápidamente cualquier problema operativo imprevisto que se materialice a nivel de departamento, antes de ampliar la automatización para incluir más departamentos. Idealmente, esto significa que cuando se completa la implementación, cada departamento responde favorablemente con una mayor productividad como resultado de los nuevos procesos automatizados.
La fase final de la automatización del proceso comercial a veces se conoce como integración dinámica o ejecución . Esta es la fase en la que los procesos automatizados ahora establecidos dentro de cada departamento se integran aún más para proporcionar datos a otros departamentos. Por ejemplo, en una situación de automatización de procesos comerciales totalmente funcionales, los datos del departamento de ventas fluyen automáticamente a las cuentas por cobrar, lo que a su vez comparte datos sobre pedidos facturados con ventas, varios niveles de administración y otros dentro de la organización que necesitan acceso a esos datos. ExecuLa ción en este nivel también crea un flujo de datos bidireccional, lo que permite a los vendedores y gerentes de ventas obtener fácilmente datos sobre los pedidos realizados por sus clientes, incluidas las fechas de envío, las fechas de facturación y cuándo se pagaron esas facturas.
Las empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse del uso de la automatización de procesos comerciales. Suponiendo que los procesos automatizados ayudan a realizar funciones de una manera más eficiente que los procesos manuales, la compañía reduce los gastos operativos y está posicionado para proporcionar el producto a un costo menor. Esto a su vez significa que se obtienen más ganancias de cada unidad vendida, un factor que es importante para el éxito de casi cualquier empresa comercial.