Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?
Bedrijfsprocesautomatisering, of BPA, is een strategie die wordt gebruikt om de essentiële processen te optimaliseren en te stroomlijnen die worden gebruikt om een bedrijf te runnen, met behulp van de nieuwste technologie om de functies te automatiseren die betrokken zijn bij het uitvoeren van die processen. Het idee achter BPA is om het bedrijf het meeste voordeel te bieden door alle beschikbare middelen zo goed mogelijk te gebruiken, terwijl de operationele kosten zo laag mogelijk blijven. Dit helpt het bedrijf om meer winst te genereren en een niveau van stabiliteit te bereiken dat moeilijk te realiseren zou zijn zonder het gebruik van automatisering.
Hoewel er een aantal verschillende benaderingen zijn voor automatisering van bedrijfsprocessen, identificeren de meeste strategieën drie essentiële fasen die moeten plaatsvinden om de automatisering succesvol te laten zijn. De eerste fase staat bekend als orkestratie . Tijdens deze fase werken managers met automatiseringsprofessionals, zoals ontwikkelaars van informatietechnologie, om de behoeften van het bedrijf te evalueren, de specifieke kenmerken van elke sector van de bedrijfsvoering te onderzoeken en te bepalen waar technologie de stappen in elk van die sectoren kan stroomlijnen . Tijdens de orkestratie proberen alle betrokken partijen ook te bepalen hoe elke sector efficiënter kan worden verbonden met het gebruik van de juiste hardware en software, en op hun beurt een positief effect hebben op de totale productie-inspanning. Het is hier dat de automatiseringsstrategie wordt gedefinieerd en voorbereid voor implementatie binnen de bedrijfscultuur.
Na orkestratie staat de volgende fase van automatisering van bedrijfsprocessen bekend als integratie . Tijdens deze fase maakt elke afdeling binnen het bedrijf stapsgewijs kennis met de nieuwe technologie. Zodra de vooruitgang is ingevoerd en functioneert, wordt de volgende afdeling in het implementatieproces aangepakt, waarbij de volgorde doorgaat totdat alle sectoren van het bedrijf niet betrokken zijn bij de automatisering. Deze incrementele aanpak maakt het mogelijk om onvoorziene operationele problemen die zich voordoen op elk afdelingsniveau snel te identificeren en te implementeren, voordat de automatisering wordt uitgebreid met meer afdelingen. In het ideale geval betekent dit dat wanneer de implementatie is voltooid, elke afdeling positief reageert met verhoogde productiviteit als gevolg van de nieuwe geautomatiseerde processen.
De laatste fase van automatisering van bedrijfsprocessen wordt soms aangeduid als dynamische integratie of uitvoering . Dit is de fase waarin de nu gevestigde geautomatiseerde processen binnen elke afdeling verder worden geïntegreerd om gegevens aan andere afdelingen te verstrekken. In een volledig functionele bedrijfsprocesautomatisering worden gegevens van de verkoopafdeling bijvoorbeeld automatisch naar debiteuren gestuurd, die op hun beurt gegevens over gefactureerde bestellingen delen met verkoop, verschillende managementniveaus en andere binnen de organisatie die toegang tot die gegevens nodig hebben . Uitvoering op dit niveau creëert ook een tweerichtingsstroom van gegevens, waardoor verkopers en verkoopmanagers gemakkelijk gegevens kunnen verkrijgen over bestellingen die door hun klanten zijn geplaatst, inclusief verzenddatums, factuurdatums en wanneer die facturen zijn betaald.
Bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van het gebruik van bedrijfsprocesautomatisering. Ervan uitgaande dat de geautomatiseerde processen helpen om functies uit te voeren op een manier die efficiënter is dan handmatige processen, verlaagt het bedrijf de bedrijfskosten en is het gepositioneerd om producten tegen lagere kosten te leveren. Dit betekent op zijn beurt dat er meer winst wordt gemaakt met elke verkochte eenheid, een factor die belangrijk is voor het succes van zowat elke zakelijke onderneming.