Hvad er forretningsprocesautomation?
Business process automation, eller BPA, er en strategi, der bruges til at optimere og strømline de væsentlige processer, der bruges til at drive en virksomhed, ved hjælp af den nyeste teknologi til at automatisere de funktioner, der er involveret i udførelsen af disse processer. Tanken bag BPA er at give virksomheden mulighed for at modtage den mest fordel ved at bruge alle tilgængelige ressourcer til den bedste fordel, samtidig med at driftsomkostningerne holdes så lave som muligt. Dette hjælper med at give virksomheden mulighed for at generere større overskud og opnå et niveau af stabilitet, der ville være svært at realisere uden brug af automatisering.
Mens der er en række forskellige tilgange til automatisering af forretningsprocesser, identificerer de fleste strategier tre vigtige faser, der skal finde sted for at automatiseringen skal få succes. Den første fase er kendt som orkestrering . I denne fase arbejder ledere med automatiseringsfagfolk, såsom informationsteknologiske udviklere, for at evaluere virksomhedens behov, udforske detaljerne i hver sektor i forretningsdriften og identificere, hvor teknologi kan strømline de trin, der er involveret i hver enkelt af disse sektorer . Under orkestrering forsøger alle involverede parter også at bestemme, hvordan hver sektor kan forbindes mere effektivt med brugen af den rigtige hardware og software og til gengæld have en positiv indflydelse på den samlede produktionsindsats. Det er her, at automatiseringsstrategien er defineret og forberedt til implementering inden for virksomhedskulturen.
Efter orkestrering kaldes den næste fase af automatisering af forretningsprocesser som integration . I denne fase introduceres hver afdeling i virksomheden trinvis til den nye teknologi. Når fremskridtene er på plads og fungerer, adresseres den næste afdeling i implementeringsprocessen, hvor sekvensen fortsætter, indtil alle sektorer i virksomheden ikke er involveret i automatiseringen. Denne trinvise tilgang gør det muligt hurtigt at identificere og implementere eventuelle uforudsete operationelle problemer, der opstår på hvert afdelingsniveau, før automatiseringen udvides til at omfatte flere afdelinger. Ideelt betyder det, at når implementeringen er afsluttet, reagerer hver afdeling positivt med øget produktivitet som et resultat af de nye automatiserede processer.
Den sidste fase af automatisering af forretningsprocesser benævnes undertiden dynamisk integration eller udførelse . Dette er den fase, hvor de nu etablerede automatiserede processer inden for hver afdeling yderligere integreres for at levere data til andre afdelinger. For eksempel, i en fuldt funktionel automatiseringssituation for forretningsprocesser, strømmer data fra salgsafdelingen automatisk til tilgodehavender, som igen deler data om fakturerede ordrer med salg, forskellige ledelsesniveauer og andre i organisationen, der har brug for adgang til disse data . Udførelse på dette niveau skaber også en tovejs strøm af data, der gør det muligt for sælgere og salgschefer let at få data om ordrer, der er placeret af deres kunder, herunder forsendelsesdatoer, faktureringsdatoer og hvornår disse fakturaer blev betalt.
Virksomheder i alle størrelser kan drage fordel af brugen af automatiseret forretningsproces. Forudsat at de automatiserede processer er med til at udføre funktioner på en måde, der er mere effektiv end manuelle processer, sænker virksomheden driftsudgifter og er positioneret til at levere produkter til en lavere pris. Dette betyder igen, at der opnås mere fortjeneste ved hver solgte enhed, en faktor, der er vigtig for succes for næsten enhver forretning.