Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to strategia służąca do optymalizacji i usprawnienia podstawowych procesów wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej, wykorzystująca najnowszą technologię do automatyzacji funkcji związanych z realizacją tych procesów. Ideą BPA jest umożliwienie firmie uzyskania jak największych korzyści poprzez wykorzystanie wszystkich dostępnych zasobów w celu uzyskania jak najlepszych korzyści, przy jednoczesnym utrzymaniu możliwie najniższych kosztów operacyjnych. Takie postępowanie pomaga firmie generować większe zyski i osiągnąć poziom stabilności, który byłby trudny do zrealizowania bez użycia automatyzacji.
Chociaż istnieje wiele różnych podejść do automatyzacji procesów biznesowych, większość strategii identyfikuje trzy podstawowe etapy, które muszą się odbyć, aby automatyzacja zakończyła się sukcesem. Pierwszy etap nazywany jest orkiestracją . Na tym etapie menedżerowie współpracują ze specjalistami ds. Automatyzacji, takimi jak programiści technologii informatycznych, w celu oceny potrzeb firmy, zbadania specyfiki każdego sektora działalności biznesowej i określenia, gdzie technologia może usprawnić kroki w każdym z tych sektorów . Podczas aranżacji wszystkie zaangażowane strony starają się również ustalić, w jaki sposób każdy sektor może być bardziej efektywnie połączony za pomocą odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, a to z kolei ma pozytywny wpływ na ogólne nakłady produkcyjne. To tutaj strategia automatyzacji jest zdefiniowana i przygotowana do wdrożenia w kulturze firmy.
Po aranżacji kolejny etap automatyzacji procesów biznesowych nazywany jest integracją . Na tym etapie każdy dział firmy jest stopniowo wprowadzany do nowej technologii. Po wprowadzeniu i funkcjonowaniu postępów rozpatrywany jest kolejny dział w procesie wdrażania, a sekwencja jest kontynuowana, dopóki wszystkie sektory firmy nie będą zaangażowane w automatyzację. To podejście przyrostowe pozwala szybko zidentyfikować i wdrożyć wszelkie nieprzewidziane problemy operacyjne, które pojawiają się na każdym poziomie działu, przed rozszerzeniem automatyzacji o więcej działów. Idealnie oznacza to, że po zakończeniu wdrożenia każdy dział odpowiada pozytywnie zwiększoną produktywnością dzięki nowym zautomatyzowanym procesom.
Ostatnia faza automatyzacji procesów biznesowych jest czasami określana jako dynamiczna integracja lub wykonanie . Jest to faza, w której obecnie ustanowione zautomatyzowane procesy w ramach każdego działu są dalej integrowane w celu dostarczania danych innym działom. Na przykład w pełni funkcjonalnej sytuacji automatyzacji procesów biznesowych dane z działu sprzedaży są automatycznie przekazywane do należności, które z kolei współużytkują dane dotyczące zafakturowanych zamówień ze sprzedażą, różnymi poziomami zarządzania i innymi podmiotami w organizacji, które potrzebują dostępu do tych danych . Wykonanie na tym poziomie tworzy również dwukierunkowy przepływ danych, umożliwiając sprzedawcom i menedżerom sprzedaży łatwe uzyskiwanie danych o zamówieniach złożonych przez ich klientów, w tym dat wysyłki, dat fakturowania oraz terminu zapłaty faktur.
Firmy dowolnej wielkości mogą korzystać z automatyzacji procesów biznesowych. Zakładając, że zautomatyzowane procesy pomagają wykonywać funkcje w sposób bardziej wydajny niż procesy ręczne, firma obniża koszty operacyjne i jest w stanie zapewnić produkt po niższych kosztach. To z kolei oznacza, że z każdej sprzedanej jednostki zarabia się więcej, co jest ważne dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa.