Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Business Process Automation (BPA) ist eine Strategie zur Optimierung und Rationalisierung der für den Geschäftsbetrieb wichtigen Prozesse. Dabei werden die Funktionen zur Ausführung dieser Prozesse mithilfe der neuesten Technologie automatisiert. Die Idee hinter BPA ist es, dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen zu bieten, indem alle verfügbaren Ressourcen optimal genutzt und die Betriebskosten so niedrig wie möglich gehalten werden. Auf diese Weise kann das Unternehmen höhere Gewinne erzielen und ein Maß an Stabilität erreichen, das ohne den Einsatz von Automatisierung nur schwer zu realisieren wäre.
Zwar gibt es verschiedene Ansätze für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, doch die meisten Strategien identifizieren drei wesentliche Phasen, die stattfinden müssen, damit die Automatisierung erfolgreich ist. Die erste Stufe ist als Orchestrierung bekannt . In dieser Phase arbeiten Manager mit Automatisierungsexperten wie z. B. Entwicklern der Informationstechnologie zusammen, um die Anforderungen des Unternehmens zu bewerten, die Besonderheiten der einzelnen Geschäftssektoren zu untersuchen und zu ermitteln, wo die Technologie die Schritte in den einzelnen Sektoren optimieren kann . Während der Orchestrierung versuchen alle Beteiligten zu bestimmen, wie jeder Sektor effizienter mit der Verwendung der richtigen Hardware und Software verbunden werden kann, was sich wiederum positiv auf den gesamten Produktionsaufwand auswirkt. Hier wird die Automatisierungsstrategie definiert und für die Umsetzung in der Unternehmenskultur vorbereitet.
Nach der Orchestrierung wird die nächste Phase der Geschäftsprozessautomatisierung als Integration bezeichnet . In dieser Phase wird jede Abteilung des Unternehmens schrittweise in die neue Technologie eingeführt. Sobald die Fortschritte vorhanden und funktionsfähig sind, wird die nächste Abteilung im Implementierungsprozess angesprochen, wobei die Abfolge so lange fortgesetzt wird, bis nicht alle Unternehmensbereiche an der Automatisierung beteiligt sind. Dieser inkrementelle Ansatz ermöglicht es, unvorhergesehene betriebliche Probleme, die auf der Ebene der einzelnen Abteilungen auftreten, schnell zu identifizieren und umzusetzen, bevor die Automatisierung auf weitere Abteilungen ausgeweitet wird. Im Idealfall bedeutet dies, dass nach Abschluss der Implementierung jede Abteilung aufgrund der neuen automatisierten Prozesse positiv auf eine höhere Produktivität reagiert.
Die letzte Phase der Geschäftsprozessautomatisierung wird manchmal als dynamische Integration oder Ausführung bezeichnet . Dies ist die Phase, in der die inzwischen etablierten automatisierten Prozesse in den einzelnen Abteilungen weiter integriert werden, um Daten für andere Abteilungen bereitzustellen. In einer voll funktionsfähigen Situation der Geschäftsprozessautomatisierung fließen die Daten aus der Verkaufsabteilung automatisch in die Debitorenbuchhaltung. Diese teilt die Daten der in Rechnung gestellten Bestellungen mit dem Verkauf, verschiedenen Verwaltungsebenen und anderen Unternehmen, die Zugriff auf diese Daten benötigen . Durch die Ausführung auf dieser Ebene wird auch ein bidirektionaler Datenfluss erstellt, mit dem Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsleiter auf einfache Weise Daten zu Bestellungen ihrer Kunden abrufen können, einschließlich Versanddaten, Rechnungsdaten und dem Zeitpunkt, zu dem diese Rechnungen bezahlt wurden.
Unternehmen jeder Größe können von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren. Unter der Annahme, dass die automatisierten Prozesse dazu beitragen, Funktionen effizienter als manuelle Prozesse auszuführen, senkt das Unternehmen die Betriebskosten und ist in der Lage, Produkte zu geringeren Kosten bereitzustellen. Dies bedeutet wiederum, dass mit jeder verkauften Einheit mehr Gewinn erzielt wird, ein Faktor, der für den Erfolg nahezu jedes Unternehmens von Bedeutung ist.