O que é automação de processos de negócios?
A automação de processos de negócios, ou BPA, é uma estratégia usada para otimizar e otimizar os processos essenciais usados para operar um negócio, usando a tecnologia mais recente para automatizar as funções envolvidas na execução desses processos. A idéia por trás do BPA é permitir que a empresa receba o maior benefício, usando todos os recursos disponíveis para obter a melhor vantagem, mantendo os custos de operação o mais baixo possível. Isso ajuda a permitir que os negócios gerem maiores lucros e atinja um nível de estabilidade que seria difícil de obter sem o uso da automação.
Embora existam várias abordagens diferentes para a automação de processos de negócios, a maioria das estratégias identifica três estágios essenciais que devem ocorrer para que a automação seja bem-sucedida. O primeiro estágio é conhecido como orquestração . Durante esta fase, os gerentes trabalham com profissionais de automação, como desenvolvedores de Tecnologia da Informação, para avaliar as necessidades dos negócios, explorar as especificidades de cada setor da operação comercial e identificar onde a tecnologia pode otimizar as etapas envolvidas em cada um desses setores. . Durante a orquestração, todas as partes envolvidas buscam também determinar como cada setor pode ser interconectado de maneira mais eficiente com o uso do hardware e software certos e, por sua vez, ter um impacto positivo no esforço geral de produção. É aqui que a estratégia de automação é definida e preparada para implementação na cultura da empresa.
Após a orquestração, a próxima fase da automação de processos de negócios é conhecida como integração . Durante essa fase, cada departamento da empresa é incrementalmente introduzido na nova tecnologia. Uma vez que os avanços estejam implementados e funcionando, o próximo departamento no processo de implementação é abordado, com a sequência continuando até que todos os setores da empresa não estejam envolvidos com a automação. Essa abordagem incremental torna possível identificar e implementar rapidamente quaisquer problemas operacionais imprevistos que se materializam em cada nível de departamento, antes de expandir a automação para incluir mais departamentos. Idealmente, isso significa que, quando a implementação estiver concluída, cada departamento estará respondendo favoravelmente com o aumento da produtividade como resultado dos novos processos automatizados.
A fase final da automação de processos de negócios às vezes é chamada de integração ou execução dinâmica . Essa é a fase na qual os processos automatizados agora estabelecidos em cada departamento são ainda mais integrados para fornecer dados a outros departamentos. Por exemplo, em uma situação de automação de processos de negócios totalmente funcional, os dados do departamento de vendas fluem automaticamente para as contas a receber, que, por sua vez, compartilham dados de pedidos faturados com vendas, vários níveis de gerenciamento e outros dentro da organização que precisam acessar esses dados . A execução nesse nível também cria um fluxo de dados bidirecional, permitindo que vendedores e gerentes de vendas obtenham facilmente dados sobre pedidos feitos por seus clientes, incluindo datas de remessa, datas de faturamento e quando essas faturas foram pagas.
Empresas de qualquer tamanho podem se beneficiar do uso da automação de processos de negócios. Assumindo que os processos automatizados ajudem a executar as funções de maneira mais eficiente que os processos manuais, a empresa reduz as despesas operacionais e está posicionada para fornecer produtos a um custo menor. Isso, por sua vez, significa que mais lucro é obtido com cada unidade vendida, um fator importante para o sucesso de praticamente qualquer empresa comercial.