¿Qué es la integración de procesos de negocio?
La integración de procesos de negocio, también conocida como BPI, es la estrategia de encontrar formas de conectar sistemas tecnológicos individuales para que el flujo de información entre esos sistemas sea eficiente y sin interrupciones. La idea de este tipo de integración es eliminar la necesidad de duplicar datos en varios sistemas diferentes y aumentar la eficiencia general de la operación comercial. Cuando está estructurada para obtener la mejor ventaja, la integración de procesos de negocios puede ahorrarle mucho tiempo y dinero.
Un ejemplo de integración de procesos de negocio implica establecer una relación entre los sistemas de ventas y facturación dentro de una empresa. En algunos casos, la conexión es recíproca, ya que se puede acceder a los datos específicos dentro de la base de datos de ventas desde el sistema de facturación, y viceversa. Esto significa que si la integración se configura con los protocolos correctos, un vendedor puede acceder a las cifras del período de facturación actual para un cliente determinado yendo al perfil de ese cliente en la base de datos de ventas y ejecutando una solicitud. Al mismo tiempo, un especialista en facturación podría iniciar una consulta desde el sistema de facturación a la base de datos de ventas y descargar información sobre las tarifas de contrato más recientes extendidas a un cliente.
El concepto de integración de procesos comerciales puede ayudar a garantizar que los pedidos de los clientes se procesen, ejecuten y facturen con relativa facilidad, simplemente estableciendo conexiones entre todos los sistemas relevantes. Por ejemplo, si un cliente programa una llamada de conferencia con un proveedor de servicios, los detalles con respecto a ese pedido se ingresan en un departamento de reservas y la información se descarga al puente de conferencia donde realmente se realizará la llamada. Esto significa que no es necesario que el operador de la conferencia ingrese los datos manualmente, y posiblemente cometa un error de entrada que afecte negativamente la llamada en conferencia. Una vez que se completa la llamada, los datos de la llamada se descargan automáticamente desde el puente de conferencia al sistema de facturación, donde se aplican las tarifas correctas y el sistema prepara automáticamente la factura, sin la necesidad de que un especialista en facturación ingrese manualmente los datos de una copia impresa de la actividad del puente de conferencia.
Al utilizar eficazmente la integración de procesos comerciales para establecer conexiones entre sistemas internos, las empresas a menudo pueden administrar tareas con un mayor grado de velocidad y precisión. La capacidad de recuperar nombres y direcciones de clientes para un correo masivo se simplifica cuando un sistema integrado puede combinar una plantilla de carta con esa información de contacto, descargar los documentos creados en una impresora, y al mismo tiempo preparar una lista de correo electrónico que permita notifique a esos mismos clientes que esperan el envío en unos días. Un proyecto de este tipo puede ser administrado por un solo empleado en cuestión de un par de horas, en lugar de requerir que varios empleados dediquen tiempo al proyecto durante uno o dos días.